от 26.06.2017                                         № 33-пр

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Об утверждении Инструкции по делопроизводству

в Министерстве финансов Ульяновской области

 

 

В целях установления единого порядка ведения делопроизводства
в Министерстве финансов Ульяновской области, совершенствования системы документационного обеспечения п р и к а з ы в а ю:

1.  Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству
в Министерстве финансов Ульяновской области (далее – Инструкция).

2.  Руководителям структурных подразделений Министерства финансов Ульяновской области обеспечить соблюдение Инструкции при организации
и ведении делопроизводства и документооборота.

 

 

 

Министр финансов области                                                                  Е.В.Буцкая


УТВЕРЖДЕНА

 

приказом Министерства финансов Ульяновской области

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Инструкция по делопроизводству

в Министерстве финансов Ульяновской области

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


1.  Общие положения

 

1.1.  Инструкция по делопроизводству в Министерстве финансов Ульяновской области (далее – Инструкция) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Министерства финансов Ульяновской области (далее - Министерство) документов, совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности путём унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними.

1.2.  Инструкция разработана в соответствии с законодательством Российской Федерации, законодательством Ульяновской области, положениями Государственной системы документационного обеспечения управления, Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утверждёнными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477, Методическими рекомендациями по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утверждёнными приказом Росархива от 23.12.2009
№ 76, национальными стандартами Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», Инструкцией по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области, утверждённой постановлением Правительства Ульяновской области от 21.03.2016 № 109-П, нормативными и методическими документами, регламентирующими ведение архивного дела, и с учётом особенностей документооборота в Министерстве.

1.3.  Положения Инструкции распространяются на организацию работы
с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, обработку, хранение и использование, осуществляемые с помощью информационных технологий. Система электронного документооборота (система автоматизированной обработки документов), применяемая в Министерстве, должна обеспечивать выполнение требований Инструкции. Делопроизводство в Министерстве ведётся с использованием системы электронного документооборота «
CompanyMedia» (далее – СЭД).

1.4.  Работа с секретными документами, шифротелеграммами, другими документами ограниченного доступа, а также обработка секретной и другой информации ограниченного доступа осуществляются в соответствии
со специальными инструкциями.

Требования Инструкции распространяются на бухгалтерскую, научно-техническую и другую специальную документацию лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

1.5.  Методическое руководство организацией делопроизводства, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе
с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях, образуемых в Министерстве (далее – подразделения), осуществляет отдел организации государственных закупок и административного обеспечения Министерства (далее – отдел делопроизводства) и ответственные лица в подразделениях, на которые возложены функции организации и ведения делопроизводства (далее – ответственные за делопроизводство).

По вопросам организации делопроизводства отдел делопроизводства взаимодействует с подразделениями, исполнительными органами государственной власти Ульяновской области, осуществляющими отраслевое либо межотраслевое управление, и органами местного самоуправления муниципальных образований Ульяновской области, с Правительством Ульяновской области.

1.6.  Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленного Инструкцией порядка работы с документами
в подразделениях возлагается на их руководителей.

Руководитель подразделения назначает ответственного за делопроизводство. Список ответственных за делопроизводство                             в подразделениях и их функции утверждаются правовым актом Министерства.

1.7.  Выполнение требований Инструкции обязательно для всех сотрудников Министерства. Руководители подразделений в обязательном порядке должны ознакомить с Инструкцией вновь принятых на работу сотрудников под роспись.

1.8.  Работать с документами вне служебных помещений запрещается.

1.9.  Информация, содержащаяся в документах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц Министерства, работающих или знакомящихся с этой информацией.

С содержанием документов могут быть ознакомлены только лица,
имеющие отношение к их исполнению. Информация, раскрывающая содержание указанных документов, не подлежит разглашению (распространению).

1.10.  Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации или документов, их копий осуществляются уполномоченным подразделением, в отдельных случаях –
по согласованию с Министром финансов Ульяновской области.

1.11.  Перед уходом в отпуск или выездом в служебную командировку
сотрудники подразделений обязаны передать находящиеся у них на исполнении (на контроле) документы по описи (приложение № 1 к Инструкции) ответственному за делопроизводство в соответствующем подразделении. Дальнейшее исполнение указанных документов осуществляется по указанию руководителя подразделения.

1.12.  При увольнении или переходе в другое подразделение сотрудник обязан сдать все числящиеся за ним документы ответственному
за делопроизводство по акту приёма-передачи, копия которого направляется
в службу делопроизводства.

1.13.  Об утрате документов (дел) сотрудники подразделения немедленно сообщают руководителю соответствующего подразделения. На основании решения Министра финансов Ульяновской области, формируется комиссия, которая проводит служебное расследование. Председатель комиссии с учётом предложений отдела делопроизводства докладывает Министру финансов Ульяновской области, о результатах служебного расследования с представлением материалов и выводов для принятия окончательного решения.

На утраченные документы (дела) составляется акт (приложение № 2
к Инструкции), на основании которого делаются соответствующие отметки
в учётных формах. Акты на утраченные документы (дела) постоянного срока хранения после их утверждения передаются в архив Министерства (далее – архив) для включения их в дело архивного фонда.

1.14.  Сотрудники подразделений несут персональную ответственность
за соблюдение требований Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.

 

2.  Требования к подготовке и оформлению документов

 

2.1.  Бланки документов

 

2.1.1.  Документы Министерства оформляются на бланках утверждённого образца, на стандартных листах бумаги формата А4, А5, А6 или в виде электронных документов.

Перечень и образцы применяемых бланков документов Министерства представлены в приложениях № 3-3.5 к Инструкции.

2.1.2.  Бланки документов изготавливаются на стандартных листах белой бумаги форматов А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Допускается использование бланков документов формата А3 (297 х 420 мм) и А6
(105 х 148 мм). Выбор формата бланка документа зависит от вида и объёма документа.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля следующих размеров:

30 мм – левое;

10 мм – правое;

20 мм – верхнее;

20 мм – нижнее.

Макеты бланков документов Министерства разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка документа располагаются в верхнем левом углу листа, при продольном варианте – посередине листа вдоль верхнего поля.

При подготовке документов в Министерстве используются электронные шаблоны бланков документов.

2.1.3.  Проектирование макетов бланков документов осуществляется отделом делопроизводства.

Образцы новых бланков и электронные шаблоны новых бланков документов утверждаются Министром финансов Ульяновской области.

Бланки комиссий, советов разрабатываются в соответствии
с требованиями Инструкции.

2.1.4.  При переписке между подразделениями и с исполнительными органами государственной власти Ульяновской области бланки не используются.

2.1.5. Бланки документов с воспроизведением герба Ульяновской области (далее – гербовые бланки документов) изготавливаются полиграфическими организациями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности.

Заказ на изготовление гербовых бланков документов Министерства оформляется отделом делопроизводства.

2.1.6.  Запрещаются тиражирование гербовых бланков документов
на копировально-множительных аппаратах и использование их ксерокопий для оформления подлинных документов.

2.1.7.  Порядок применения гербовых бланков документов
в Министерстве.

Правовые акты Министерства оформляются на бланках приказов и распоряжений.

Документы постоянно действующих комиссий и советов, иных органов Министерства оформляются на общем бланке или на стандартных листах бумаги формата А4.

Бланки писем Министерства применяются при направлении во все адреса
на территории Российской Федерации, а также для переписки с зарубежными адресатами.

Бланк письма должностного лица Министерства применяется при направлении адресатам в пределах Российской Федерации.

Гербовые бланки документов должны использоваться строго
по назначению и не могут передаваться в другие организации и частным лицам.

2.1.8.  Учёт, хранение и списание гербовых бланков документов.

Гербовые бланки документов выдаются отделом делопроизводства.

Учёт поступления, выдачи и использования гербовых бланков документов ведётся в журнале установленной формы согласно приложению
№ 4 к Инструкции. Гербовые бланки документов хранятся в надёжно запираемых и опечатываемых шкафах (сейфах).

Испорченные гербовые бланки документов подлежат возврату в отдел делопроизводства.

Уничтожение гербовых бланков документов осуществляется по акту (приложение № 5 к Инструкции).

Контроль за правильностью использования и хранения гербовых бланков документов возлагается на отдел делопроизводства и руководителей подразделений.

2.1.9.  Проверка наличия, использования и хранения гербовых бланков документов проводится не реже одного раза в  год комиссией, назначаемой Министром финансов Ульяновской области. О проведённых проверках делаются отметки в журнале учёта гербовых бланков документов.

В случае обнаружения нарушений при изготовлении, учёте, хранении
и использовании гербовых бланков документов проводится служебное расследование, результаты которого оформляются актом и доводятся
до сведения Министра финансов Ульяновской области.

 

2.2.  Оформление реквизитов в процессе подготовки документов

 

2.2.1.  Подготовка документов осуществляется в текстовом редакторе Word for Windows с применением шрифтов гарнитуры Times New Roman размера № 14. При изготовлении таблиц могут использоваться шрифты меньших размеров (№ 10-13).

При необходимости размещения текста документа на фиксированном количестве листов допускается, но не рекомендуется уменьшение шрифта
до 13,5-13 (для писем) либо уменьшение или увеличение межстрочного интервала (для правовых актов) не более чем на 0,02 пункта (одинарный межстрочный интервал допускается уменьшить до 0,98 пт или увеличить
до 1,02 пт; полуторный соответственно – до 1,48 пт или 1,52 пт). Предпочтительным способом является более тщательная проработка текста документа.

Для выделения отдельных реквизитов документа используются полужирное начертание, курсив, подчёркивание или смещение относительно границ основного текста.

2.2.2.  Текст документа печатается через одинарный межстрочный интервал или полуторный межстрочный интервал.

Текст выравнивается по ширине страницы. В текстах документов,
за исключением наименований, допускаются автоматические переносы слов. Первая строка абзаца оформляется с отступом 1,25 см (далее – абзацный отступ).

Не допускается разнесение по разным строкам составных частей написания даты и номера правового акта, инициалов и фамилии, числовых значений и их единиц измерения.

2.2.3.  Многострочные реквизиты печатаются через одинарный межстрочный интервал, составные части одного реквизита отделяются друг
от друга одной строкой непечатаемых символов (например, в реквизитах «Адресат», «Гриф утверждения документа»), реквизиты один от другого отделяются одной-тремя строками непечатаемых символов (например, заголовок к тексту или адресат от обращения (при его отсутствии – от текста) отделяется тремя строками непечатаемых символов, обращение от текста
и текст от приложения – одной строкой, текст (приложение) от подписи – тремя строками непечатаемых символов).

2.2.4.  При подготовке документов от границы левого поля без абзацного отступа печатаются следующие реквизиты: наименование документа, отметка
о наличии приложения, отметка об исполнителе, наименование должности
в реквизитах «Подпись должностного лица» и «Гриф согласования», отметка
о заверении копий, а также слова «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ»
в протоколах.

2.2.5.  Документ, оформленный на бланке, должен иметь обязательный состав реквизитов, расположенных в порядке, установленном соответствующими правовыми актами.

В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа.

2.2.6.  Требования к составлению и оформлению документов закреплены
в национальном стандарте Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утверждённом постановлением Госстандарта России
от 03.03.2003 № 65-ст.

2.2.7.  При составлении и оформлении документов должны соблюдаться требования и правила, обеспечивающие юридическую силу документов, способствующие оперативному исполнению и последующему использованию их в справочных целях, а также созданию предпосылки для машинной обработки информации.

2.2.8.  Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности Министерства, являются:

1) герб Ульяновской области;

2) наименование – Министерство финансов Ульяновской области;

3) наименование подразделения;

4) наименование должности;

5) справочные данные о Министерстве финансов Ульяновской области;

6) наименование вида документа;

7) дата документа;

8) регистрационный номер документа;

9) ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа;

10) место составления (издания) документа;

11) гриф ограничения доступа к документу;

12) адресат;

13) гриф утверждения документа;

14) указания по исполнителю документа (резолюция);

15) заголовок к тексту;

16) текст документа;

17) отметка о контроле;

18) отметка о приложении;

19) подпись;

20) отметка об электронной подписи;

21) гриф согласования документа;

22) виза;

23) печать;

24) отметка о заверении копии;

25) отметка об исполнении;

26) отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

27) отметка о поступлении документа;

28) ссылка на документ.

Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.

При подготовке и оформлении документов должны соблюдаться правила оформления реквизитов, изложенные ниже.

2.2.8.1.  Герб Ульяновской области.

Герб Ульяновской области размещается на бланках документов Министерства в соответствии с Законом Ульяновской области от 26.12.2013               № 247-ЗО «О гербе Ульяновской области».

2.2.8.2.  Наименование Министерства.

Наименование Министерства, помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, закреплённому в Положении о Министерстве финансов Ульяновской области, утверждённом постановлением Правительства Ульяновской области от 17.04.2007 № 7/129 «Об утверждении Положения о Министерстве финансов Ульяновской области».

Если документ подготавливается Министерством совместно с иной (иными) организациями, то наименования организаций следует печатать на чистом листе бумаги.

Наименования организаций одного уровня располагают на одном уровне (приложение № 6 к Инструкции); наименования организаций разного уровня располагают друг над другом (приложение № 6.1 к Инструкции).

2.2.8.3.  Наименование подразделения.

Наименование подразделения указывается во внутренних документах: справках (приложение № 24 к Инструкции), номенклатуре дел (приложение
№ 42 к Инструкции).

2.2.8.4. Наименование должности.

Наименование должности лица – автора документа указывается в бланках писем должностных лиц.

2.2.8.5.  Справочные данные о Министерстве.

Справочные данные о Министерстве содержат сведения, необходимые при информационных контактах.

Справочные данные на бланке письма включают в себя почтовый или юридический адрес, место нахождения, номера телефонов, факсов, адрес электронной почты, интернет-адрес, ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП.

Адрес пишется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утверждёнными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 № 234 (далее – Правила оказания услуг почтовой связи), например:

 

Радищева ул., д. 1, г. Ульяновск, 432017

 

2.2.8.6.  Наименование вида документа.

Наименование вида документа указывается во всех, кроме писем, документах – приказах, распоряжениях, протоколах, служебных (докладных) записках, актах, справках, заключениях и др., печатается прописными буквами, например: ПРОТОКОЛ, АКТ, СПРАВКА, ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА.

2.2.8.7.  Дата документа.

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания, для акта – дата события.

Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания.

При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года, а число проставляется должностным лицом непосредственно при подписании документа. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Установлены два способа проставления даты: цифровой и словесно-цифровой.

При цифровом способе день месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделёнными точкой, год – четырьмя арабскими цифрами (без добавления слова «года» или буквенного обозначения «г.»). Например, дату
10 февраля 2015 года следует оформлять таким образом: 10.02.2015.

При словесно-цифровом способе проставления даты день месяца пишется двумя цифрами, месяц – словом, год – четырьмя цифрами с добавлением слова «года» или его сокращением до буквенного обозначения «г.», например:
05 января 2015 года.

Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, – обязательно во всех документах.

В письмах, протоколах и других документах, содержащих сведения финансового характера, а также в правовых актах предпочтительным является словесно-цифровой способ оформления дат (сроков), а реквизиты правовых актов при ссылках на них в документах указываются цифровым способом, например:

 

«В срок до 12 октября 2015 года в соответствии с постановлением Правительства Ульяновской области от 23.03.2013 № 341-П…»

 

Место проставления даты на документе зависит от используемого бланка и вида документа. Дата проставляется в специально отмеченном месте
на бланке документа либо ниже реквизита «Подпись».

2.2.8.8.  Регистрационный номер документа.

Реквизит «Регистрационный номер документа» – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации, – состоит из порядкового номера, который может дополняться буквенным обозначением наименования вида документа, должности (или фамилии) подписавшего, индексом дела по номенклатуре дел.

Регистрации подлежат все документы, создающиеся в Министерстве, и документы, поступающие от других организаций и физических лиц. Регистрационный номер является обязательным реквизитом каждого документа. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включён в документальный фонд Министерства.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя
и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций и может проставляться через косую черту
в порядке указания авторов в документе (приложения № 6 и 6.1 к Инструкции).

На документах, оформленных на бланках, регистрационный номер проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

2.2.8.9.  Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа.

Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа включается в состав реквизитов бланка письма и проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа, располагается на бланке письма ниже реквизитов «Дата документа» и «Регистрационный номер документа».

Данный реквизит включает в себя регистрационный номер и дату создания документа, на который даётся ответ. Указанные сведения переносятся исполнителем из поступившего документа.

Наличие реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма, сокращает время обработки, повышает уровень оперативности доставки. Указание в тексте письма ссылки на регистрационный номер и дату входящего документа не допускается.

При ответе на документ, поступивший без регистрационного номера
и (или) даты, данный реквизит не используется.

2.2.8.10.  Место составления (издания) документа.

Место составления или издания документа (г. Ульяновск) указывается
на бланках документов Министерства, за исключением бланков писем.

2.2.8.11.  Гриф ограничения доступа к документу.

Гриф ограничения доступа к документу проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации. Виды конфиденциальной информации установлены Указом Президента Российской Федерации от 06.03.1997
№ 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера».

Гриф ограничения доступа к документу на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид «Для служебного пользования», проставляется в верхнем правом углу первого листа документа
и может дополняться указанием номера экземпляра документа.

2.2.8.12.  Адресат.

В качестве адресата могут быть организации, их подразделения, должностные или физические лица.

Реквизит «Адресат» располагается в правом верхнем углу первого листа документа, ширина зоны расположения реквизита (расстояние от её левой границы до правого поля документа) не должна превышать 77,9 мм.

Реквизит «Адресат» печатается через одинарный межстрочный интервал и выделяется полужирным шрифтом, например:

 

Министерство финансов

Российской Федерации

 

При направлении документа в организацию или её подразделение указывается полное наименование организации или организации
и подразделения в именительном падеже, выравнивание по горизонтали осуществляется по левому краю. Название подразделения отделяется от названия организации одной строкой непечатаемых символов, например:

 

Аппарат Правительства Российской Федерации

 

Отдел по работе

с обращениями граждан

 

В реквизите «Адресат» допускается использовать официально принятые сокращённые наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

Если документ адресован должностному лицу, то наименование должности и фамилия должностного лица, которому адресован документ, указываются в дательном падеже, инициалы ставятся перед фамилией (без пробела между ними), выравнивание по горизонтали осуществляется по центру (строки реквизита «Адресат» центрируются по отношению к самой длинной строке), фамилия от наименования должности отделяется одной строкой непечатаемых символов, например:

 

Генеральному директору

ЗАО «Авиастар-СП»

 

И.О.Фамилия

 

Если адресат, кроме должности, имеет какое-либо звание (военное, научное, государственный чин и т.п.), то все три части (наименование должности, звание и фамилия) отделяются друг от друга одной строкой непечатаемых символов, после наименования должности запятая не ставится, вторая часть начинается со строчной буквы (за исключением тех званий, которые пишутся с прописной буквы), например:

 

Начальнику Управления Министерства юстиции

Российской Федерации

по Ульяновской области

 

государственному советнику юстиции Российской Федерации

1 класса

 

И.О.Фамилия

 

Документ не должен содержать более четырёх адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим и четвёртым адресатами не указывается. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа, который прилагается
к проекту письма. Предпочтительным является индивидуальное направление писем каждому адресату.

Если документ направляется в несколько однотипных организаций, или
в несколько подразделений одной организации, или нескольким должностным лицам, замещающим аналогичные должности, то их следует указывать обобщённо, например:

 

Главам местных администраций муниципальных образований

Ульяновской области

 

В этом случае также составляется лист рассылки.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес.
В соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи установлена следующая последовательность написания элементов почтового адреса:

наименование адресата (наименование организации – юридического лица, для гражданина – фамилия, инициалы);

название улицы, номер дома, номер квартиры;

название населённого пункта (города, посёлка);

название района;

название республики, края, области, автономного округа (области);

название страны (для международных почтовых отправлений);

почтовый индекс.

При адресовании письма в организацию указывают её наименование, затем почтовый адрес, например:

 

Агентство недвижимости «Шанс»

 

Краснопролетарская ул., д. 0,

г. Ульяновск, 432031

 

При адресовании документа физическому лицу указываются фамилия
и инициалы (инициалы после фамилии), затем почтовый адрес, указанные части реквизита отделяются друг от друга одной строкой непечатаемых символов, например:

 

Фамилия И.О.

 

Минаева ул., д. 0, кв. 0,

г. Ульяновск, 432600

 

Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых
в федеральные органы исполнительной власти, в исполнительные органы государственной власти Ульяновской области, в органы местного самоуправления, а также любым должностным лицам.

2.2.8.13.  Гриф утверждения документа.

Гриф утверждения документа – реквизит официального документа, свидетельствующий о правовом статусе документа.

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами), правовым актом или решением коллегиального органа. Гриф утверждения документа размещается в правом верхнем углу утверждаемого документа, выравнивается по левому краю.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова «УТВЕРЖДАЮ» (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

 

УТВЕРЖДАЮ

 

Министр финансов

Ульяновской области

 

Подпись                      И.О.Фамилия

 

Дата

 

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне, например:

 

УТВЕРЖДАЮ

 

Наименование должности

 

Подпись       И.О.Фамилия

 

Дата

 

УТВЕРЖДАЮ

 

Наименование должности

 

Подпись      И.О.Фамилия

 

Дата

 

При утверждении документа правовым актом, протоколом гриф утверждения документа состоит из слова «УТВЕРЖДЁН» («УТВЕРЖДЕНА», «УТВЕРЖДЕНО» или «УТВЕРЖДЕНЫ»), которое согласуется в роде и числе
с наименованием вида документа (например, состав – УТВЕРЖДЁН, инструкция – УТВЕРЖДЕНА, положение – УТВЕРЖДЕНО, изменения – УТВЕРЖДЕНЫ), наименования вида утверждающего документа
в творительном падеже (например, распоряжением, приказом) с указанием автора документа в родительном падеже (например, Министерства финансов Ульяновской области, Министра финансов Ульяновской области), его даты и номера (дата и номер правового акта впечатываются в отделе делопроизводства после подписания документа уполномоченным должностным лицом). При этом слово «УТВЕРЖДЁН» («УТВЕРЖДЕНА», «УТВЕРЖДЕНО» или «УТВЕРЖДЕНЫ») отделяется от второй части реквизита с указанием наименования вида документа, его даты и номера одной строкой непечатаемых символов, например:

 

УТВЕРЖДЕНО

 

распоряжением

Министерства финансов

Ульяновской области

от 03 октября 2016 г. № 4-р

 

При утверждении документа коллегиальным органом в грифе утверждения документа даётся ссылка на протокол заседания коллегиального органа, например:

 

УТВЕРЖДЕНЫ

 

решением Общественного совета

Министерства финансов

Ульяновской области

от 20.02.2016 № 4

 

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, приведён
в приложении № 7 к Инструкции.

2.2.8.14.  Указания по исполнению документа (резолюция).

Указания по исполнению документа (резолюция) (далее – резолюция) оформляются соответствующим должностным лицом на отдельном листе формата А6 (приложение № 8 к Инструкции) с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. Резолюция прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается в дело.

Резолюция может быть написана непосредственно на самом документе между реквизитами «Адресат» и «Текст документа».

Резолюция включает в себя фамилии и инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:

 

Фамилия И.О.

Фамилия И.О.

 

Прошу организовать совместную работу
и проинформировать меня до 01.05.2016.

 

Подпись

 

Дата

 

При наличии нескольких исполнителей ответственный за исполнение указывается в резолюции первым. Ответственный исполнитель организует работу соисполнителей и отвечает за исполнение документа.

2.2.8.15.  Заголовок к тексту.

Заголовок к тексту составляется ко всем документам, оформленным
на бланках формата А4, за исключением телефонограмм, телеграмм, извещений и писем объёмом не более семи строк машинописного текста. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок к тексту допускается не указывать.

Заголовок к тексту должен кратко и точно раскрывать содержание документа. Как правило, заголовок к тексту отвечает на вопрос «о чём?
(о ком?)», начинается с прописной буквы и пишется строчными буквами, например:

 

О создании аттестационной комиссии

 

В некоторых видах документов (акты, протоколы и др.) заголовок
к тексту должен быть согласован с наименованием вида документа
в родительном падеже (чего? (кого?), в таких случаях заголовок к тексту начинается со строчной буквы, например:

 

(Должностной регламент) (кого?) главного специалиста-эксперта

 

Заголовок к тексту оформляется от границы левого поля без абзацного отступа и печатается через одинарный межстрочный интервал.

В служебных письмах реквизит «Заголовок к тексту» расположен под реквизитами бланка «Дата документа» и «Регистрационный номер документа», выравнивается по левому краю и печатается шрифтом нормальной насыщенности.

В проектах законодательных, иных правовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрированным способом шрифтом полужирного начертания и не должен занимать более
5 строк.

Заголовок к тексту печатается строчными буквами без кавычек. Точка
в конце заголовка к тексту не ставится.

Заголовок к тексту составляется лицом, готовящим проект документа (далее также – разработчик документа).

2.2.8.16.  Текст документа.

Текст документа – основная содержательная часть документа – излагается русским литературным языком с учётом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, связно, логично и ясно, обеспечивать точное и однозначное восприятие изложенной в нём информации. В тексте следует применять только общепринятые или официально установленные сокращения.

Текст документа может быть оформлен в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным
в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились»).

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф. Текст во всех графах таблицы выравнивается по вертикали – по верхнему краю,
по горизонтали – по ширине (наименования мероприятий, исполнители и т.п.) или по центру (цифры, сроки, ответственные лица и т.п.). В текстах таблиц необходимо установить автоматическую расстановку переносов.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части (констатирующей) указываются причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст документа может содержать одну заключительную часть (например, распоряжение – распорядительную часть без констатирующей; письмо, заявление – просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты
в следующей последовательности: наименование вида документа, наименование организации – автора документа, дата документа (указывается цифровым способом), регистрационный номер документа, заголовок к тексту, заключённый в кавычки, например:

 

…в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ
«О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»…

 

Если в тексте несколько раз упоминается одно и то же понятие (орган, организация, документ и т.п.), то первый раз следует дать полное его официальное наименование, а затем в скобках ввести термин, обозначающий это понятие в сокращённом варианте, по форме: «(далее – ...)», который
в дальнейшем будет употребляться в тексте. При этом должно соблюдаться правило логики: одному понятию должен соответствовать один
и тот же термин (не допускается синонимия) и один термин должен обозначать одно и то же понятие (не допускается омонимия).

Если текст содержит несколько решений, выводов, то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

В документах, издаваемых на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагается
от первого лица единственного числа («постановляю», «предлагаю», «прошу»).

В документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа («решили» и т.п.).

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («департамент осуществляет функции», «в состав управления входят», «комиссия установила»).

В письмах используются следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

от первого лица единственного числа («прошу выделить», «считаю необходимым»);

от третьего лица единственного числа («Министерство не возражает», «департамент направляет»).

Текст отделяется от заголовка к тексту одной-двумя строками непечатаемых символов в установленных границах полей.

Первая строка каждого абзаца текста начинается с абзацного отступа.

2.2.8.17.  Отметка о контроле.

Отметка о контроле проставляется на верхнем поле документа справа штампом «КОНТРОЛЬ».

2.2.8.18.  Отметка о приложении.

Отметка о приложении в письме – реквизит, содержащий сведения
о дополнительно прилагаемом документе (документах) – печатается от границы левого поля без абзацного отступа и отделяется от текста одной строкой непечатаемых символов.

Если письмо имеет приложение, названное в тексте, то отметка
о приложении оформляется следующим образом:

 

Приложение:

на 3 л. в 2 экз.

 

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указываются его наименование, число листов и число экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

 

Приложение:

1.

Текст Положения о юридическом отделе Министерства финансов Ульяновской области на 7 л. в 1 экз.

 

2.

Копия приказа Министерства финансов Ульяновской области
от 26.05.2015 № 45-п «О бюджетной классификации» на 3 л. в 3 экз.

 

Если приложение сброшюровано, то число листов не указывается:

 

Приложение:

в 2 экз.

 

или

 

Приложение:

техническое задание на разработку Типовой инструкции
по делопроизводству в 3 экз.

 

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса,
то отметка о нём оформляется следующим образом:

 

Приложение:

на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

 

Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, отметка о приложении оформляется следующим образом:

 

Приложение:

справка о неплатёжеспособных предприятиях, для служебного пользования, № 26-ДСП, на 2 л. в 1 экз.

 

В случае приложения к письму документов в электронном виде
на сменном носителе об этом делается отметка в виде указания наименования прилагаемого файла и (или) количества прилагаемых файлов и при необходимости вида носителя, например:

 

Приложение: файл «Проект распоряжения.doc» на DVD-диске.

 

или:

 

Приложение: 5 файлов на USB-флеш накопителе.

 

Если приложение содержит одновременно документ и его электронную копию, то об этом также делается отметка:

 

Приложение: на 5 л. в 1 экз. и электронная копия на CD-диске.

 

В случае отправления электронной копии на адрес электронной почты получателя, указанный им в справочных данных на бланке, об этом делается отметка:

 

Приложение:

на 35 л. в 1 экз. и электронная копия на адрес                 otvet@gov.kremlin.ru

 

Приложение к правовому акту оформляется следующим образом:
на первом его листе в правом верхнем углу пишется прописными буквами слово «ПРИЛОЖЕНИЕ» (без кавычек) с указанием наименования вида правового акта (в дательном падеже с предлогом «к»), его даты
и регистрационного номера. Слово «Приложение» центрируется
по горизонтали относительно самой длинной строки, отделяется от второй части реквизита с указанием наименования вида правового акта, его даты
и регистрационного номера одной строкой непечатаемых символов. При этом дата и регистрационный номер правового акта впечатываются уже после его подписания уполномоченным должностным лицом и регистрации. В связи
с этим отметка о приложении в правовых актах отделяется от текста тремя-четырьмя строками непечатаемых символов.

Если приложений несколько, то указывается порядковый номер приложения, например:

 

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2

 

к распоряжению

Министерства финансов

Ульяновской области

 

Если приложение одно, порядковый номер приложения не указывается.

Каждое приложение является отдельным документом, имеющим самостоятельную нумерацию страниц и самостоятельные сокращения
(сокращение одного и того же понятия в каждом приложении вводится заново).

2.2.8.19.   Подпись.

Реквизит «Подпись» содержит собственноручную подпись должностного лица и является обязательным реквизитом документа.

Документы подписываются должностными лицами в соответствии
с предоставленными им полномочиями.

В состав реквизита «Подпись» входят наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке,
и сокращённое – на документе, оформленном на бланке), подпись
и расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

 

Министр финансов

Ульяновской области                                               Подпись               И.О.Фамилия

 

или на бланке:

 

Министр                                                               Подпись              И.О.Фамилия

 

При оформлении документа на бланке должностного лица наименование должности этого лица в реквизите «Подпись» не указывается, например:

 

Подпись                           И.О.Фамилия

 

При подписании документа несколькими должностными лицами Министерства их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

 

Министр финансов

Ульяновской области                             Подпись                           И.О.Фамилия

 

Главный бухгалтер                                 Подпись                           И.О.Фамилия

 

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, их подписи располагаются на одном уровне, например:

 

Начальник юридического отдела           Начальник отдела государственной

Министерства финансов                                   службы и кадров

Ульяновской области                               Министерства финансов

Ульяновской области

 

Подпись                   И.О.Фамилия           Подпись                        И.О.Фамилия

 

При подписании совместного документа первый лист оформляется
не на бланке.

В документах, составленных коллегиальным органом, указываются
не наименования должностей лиц, подписавших документ, а их обязанности
в составе коллегиального органа, например:

 

Председатель комиссии                            Подпись                        И.О.Фамилия

 

Члены комиссии                                        Подпись                        И.О.Фамилия

Подпись                        И.О.Фамилия

Подпись                        И.О.Фамилия

 

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности, инициалов, фамилии или с указанием, что он исполняет обязанности должностного лица,
например:

 

Заместитель Министра финансов

Ульяновской области                              Подпись                         И.О.Фамилия

 

или:

 

Исполняющий обязанности

Министра финансов

Ульяновской области                             Подпись                         И.О.Фамилия

 

Подпись отделяется от последней строки текста тремя строками непечатаемых символов. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля без абзацного отступа через одинарный межстрочный интервал шрифтом нормальной насыщенности. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности
и ограничивается правым полем. Инициалы ставятся перед фамилией без пробела.

Не допускается ставить предлог «За» или косую черту перед наименованием должности.

Факсимиле подписи ставится только по личному указанию должностного лица, подпись которого воспроизводится.

2.2.8.20.   Отметка об электронной подписи.

Электронная подпись (далее также – ЭП) – это особый реквизит документа, который позволяет установить отсутствие искажения информации
в электронном документе с момента формирования
ЭП и подтвердить принадлежность ЭП владельцу.

Использование ЭП осуществляется в соответствии с положениями Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

2.2.8.21.  Гриф согласования документа.

Существует две формы согласования документа: внешняя и внутренняя. Внутреннее согласование документа оформляется визой (подробнее об этом реквизите – в подпункте 2.2.8.22 настоящего пункта), внешнее согласование документа оформляется грифом согласования документа – реквизитом, который фиксирует согласие или несогласие организации (должностного лица), не являющейся автором документа, с его содержанием.

Гриф согласования документа располагается ниже реквизита «Подпись»
в левом нижнем углу документа, выравнивается по левому краю (длина строки не должна превышать 80 мм, начало строк ограничивается левым полем) или
на отдельном листе согласования, при этом в документе перед подписью делается отметка: «Лист согласования прилагается».

Гриф согласования документа включает в себя слово «СОГЛАСОВАНО» (печатается прописными буквами без кавычек и знаков препинания в конце), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), подпись, расшифровку подписи и дату согласования, например:

 

СОГЛАСОВАНО

 

Начальник Управления

Министерства юстиции

Российской Федерации

по Ульяновской области

 

Подпись               И.О.Фамилия

 

Дата

 

Если согласование осуществляется письмом, протоколом, гриф согласования документа оформляется следующим образом:

 

СОГЛАСОВАНО

 

Письмо Министерства

сельского хозяйства

Российской Федерации

от 20.12.2015 № 430-162

 

или:

 

СОГЛАСОВАНО

 

Протокол заседания

Экспертно-проверочной комиссии

Министерства искусства и культурной политики

Ульяновской области

от 19.12.2015 № 12

 

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования документа могут располагаться на отдельном листе согласования.

При наличии возражений по тексту гриф согласования документа
не оформляется, к проекту прилагаются замечания или суть разногласий указывается в сопроводительном письме.

2.2.8.22.  Виза.

Внутреннее согласование документа оформляется визой – реквизитом, указывающим на согласие или несогласие должностного лица организации – автора документа с его содержанием.

Виза включает наименование должности визирующего, его подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания, например:

 

Начальник юридического отдела

 

Подпись                 И.О.Фамилия

 

Дата

 

Оформленная таким образом виза означает согласие должностного лица
с содержанием документа.

При наличии замечаний к документу виза оформляется следующим образом:

 

Замечания прилагаются

 

Начальник юридического отдела

 

Подпись                  И.О.Фамилия

 

Дата

 

Замечания могут быть представлены на отдельном листе, который подписывается, датируется и прилагается к документу.

Для документа, подлинник которого остаётся в Министерстве, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляется из Министерства, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Некоторые виды документов (например, письма, правовые акты и их приложения) визируются полистно.

Возможно оформление виз на отдельном листе согласования.

Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования
не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения,
не меняющие его сути.

При наличии замечаний, возражений документы на подпись
не принимаются и не регистрируются.

2.2.8.23.  Печать.

На документах, требующих особого удостоверения, ставится печать. Печать удостоверяет подлинность подписи должностного лица.

Печать следует проставлять таким образом, чтобы подпись должностного лица и оттиск печати были хорошо читаемы.

Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ (полное описание правил проставления печати содержится в разделе 7 Инструкции).

В деятельности Министерства используются печати Министерства с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее – гербовые печати); в целях осуществления действий по обеспечению деятельности Министерства используются простые печати без воспроизведения Государственного герба Российской Федерации (далее – простые печати).

Для удостоверения соответствия копий документов подлинникам
в отделе делопроизводства используется простая круглая печать без воспроизведения Государственного герба Российской Федерации с надписью «Министерство финансов Ульяновской области» (далее также – простая круглая печать).

Порядок изготовления, учёта, хранения, использования и уничтожения печатей приведён в разделе 6 Инструкции.

Ведение журнала гербовых печатей возлагается на отдел делопроизводства.

2.2.8.24.  Отметка о заверении копии.

Отметка о заверении копии – реквизит, используемый для придания копии правового статуса. Копия документа должна быть заверена должностным лицом, удостоверяющим полное соответствие подлиннику.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляются заверительная надпись «Верно» (при необходимости указывается место нахождения подлинника документа), наименование должности лица, заверившего копию, подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата заверения, например:

 

Верно

 

Консультант юридического отдела

Министерства финансов

Ульяновской области                                       Подпись                 И.О.Фамилия

 

Дата

 

или:

 

Верно, подлинник находится

в Министерстве финансов Ульяновской области

 

Консультант юридического отдела

Министерства финансов

Ульяновской области                                       Подпись                 И.О.Фамилия 

 

Дата

 

Копия документа заверяется простой круглой печатью.

Если документы содержат более одного листа, все листы копий должны быть прошиты, пронумерованы, скреплены подписью и простой круглой печатью.

2.2.8.25.  Отметка об исполнителе.

Реквизит «Отметка об исполнителе» включает в себя фамилию, имя
и отчество исполнителя (полностью), номер его телефона, располагается
на лицевой (для внутренних документов) или оборотной стороне (на письмах) последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

 

Иванов Иван Иванович

40-40-00

 

Реквизит печатается шрифтом размера № 10 от границы левого поля без абзацного отступа.

На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

На документах, направляемых за пределы Ульяновской области, указывается телефонный код города, например:

 

Иванов Иван Иванович

(8422) 40-40-00

 

2.2.8.26.  Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает
в себя ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении и направлении в дело, или при отсутствии такого документа – краткие сведения об исполнении и направлении его в дело.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем подразделения, в котором исполнен документ, например:

 

Отправлено письмо от 07.07.2015 № 73-П-03/2345

 

В дело № 01-14

 

Подпись                 И.О.Фамилия

 

Дата

 

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется на лицевой стороне первого листа документа в нижней части.

2.2.8.27.  Отметка о поступлении документа.

Отметка о поступлении документа в Министерство содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты). Отметка о поступлении документа проставляется в нижнем правом углу лицевой стороны первого листа документа с помощью штампа:

Министерство финансов

Ульяновской области

____ ______________ 20__г.

 

Вх. ____________

 
 

 

 

 

 

 

2.2.8.28.  Ссылка на документ.

Ссылка на документ (колонтитул) указывается с целью идентификации электронной копии документа, проставляется на правовом акте в правом нижнем углу первой страницы документа и первых страницах каждого приложения к нему, на письме – в левом нижнем углу оборотной стороны последней страницы. Ссылка на документ содержит наименование файла
на машинном носителе, включающее в себя дату создания документа (дата
и месяц указываются цифровым способом), инициалы сотрудника отдела делопроизводства, осуществляющего печать документа на бланке, и порядковый номер документа в пределах рабочего дня.

 

3.  Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

 

Инструкция устанавливает определённые требования к подготовке отдельных видов документов.

Ответственность за подготовку документов, содержащиеся в них сведения возлагается на разработчика документа и иных лиц, завизировавших
и подписавших документы в соответствии с их компетенцией.

 

3.1.  Проекты нормативных правовых актов Министерства

 

3.1.1.  Проекты нормативных правовых актов Министерства (далее – проекты) разрабатываются в подразделениях в целях реализации государственных полномочий Министерства и (или) приведения проектов правовых актов Министерства в соответствие с законодательством Российской Федерации на основании планов нормотворческой деятельности в Министерстве и соответствующих поручений.

Проекты, имеющие нормативный характер, издаются в форме приказов Министерства.

Правовые акты по оперативным и другим текущим вопросам,
не имеющие нормативного характера, издаются в форме распоряжений Министерства, а в случаях, предусмотренных законодательством, – в форме приказов.

Проект представляется в юридический отдел Министерства на правовую экспертизу в день подписания сопроводительного письма (служебной записки) руководителем подразделения.

3.1.2.  К сопроводительному письму (служебной записки) прилагаются следующие материалы на бумажном носителе:

1)  текст проекта;

2)  пояснительная записка к проекту;

3)  финансово-экономическое обоснование проекта;

3.1.3.  Проекты и сопроводительные материалы к ним, представленные с нарушением установленных пунктом 3.1.2 настоящего подраздела требований к их составлению, оформлению и согласованию, незамедлительно возвращаются представившим их подразделениям.

3.1.4.  Проекты печатаются в текстовом редакторе Word for Windows с применением шрифтов гарнитуры Times New Roman размера № 14 на стандартных листах бумаги формата А4 со следующими размерами полей: левое – 30 мм, правое – 10 мм, верхнее – 20 мм, нижнее – 20 мм.

На первой странице проекта в пределах верхнего поля листа
в правом верхнем углу размером шрифта № 10 печатается слово «Проект», выравнивание производится по правому краю, например:

 

Проект

 

3.1.5.  Подготовка и оформление проектов осуществляются в соответствии с настоящей Инструкцией и иными правовыми актами, регулирующими данные вопросы.

3.1.6.  Правовые акты имеют следующие реквизиты: наименование вида документа (приказ Министерства, распоряжение Министерства), дату документа, регистрационный номер документа, место составления (издания) документа, заголовок к тексту, текст документа, подпись, а также указание на номер экземпляра.

Дата проставляется после подписания правового акта уполномоченным должностным лицом, оформляется словесно-цифровым способом, печатается от левой границы текстового поля без абзацного отступа.

Номер проставляется после подписания правового акта уполномоченным должностным лицом, печатается от правой границы текстового поля и состоит из знака «№» и регистрационного номера.

Номер экземпляра указывается ниже реквизитов  «Дата документа» и «Регистрационный номер документа», отделяется от них одной строкой  непечатаемых символов, печатается от правой границы текстового поля и оформляется следующим образом: «Экз. № ______».

Реквизит «Место составления (издания) документа» (г. Ульяновск) располагается ниже указания номера экземпляра через одну строку непечатаемых символов и оформляется центрированным способом.

Заголовок к тексту в правовом акте начинается с прописной буквы, печатается строчными буквами центрированным способом на расстоянии не менее 80 мм от верхнего края листа через одинарный межстрочный интервал и выделяется полужирным шрифтом. Точка после заголовка к тексту правового акта не ставится.

3.1.7.  Текст отделяется от заголовка к тексту правового акта одной-двумя строками непечатаемых символов и печатается через одинарный межстрочный интервал.

Текст печатается с абзацными отступами и выравнивается по ширине.

Текстовая часть правового акта может подразделяться на преамбулу
и приказывающую часть.

Преамбула в приказах Министерства завершается словом «п р и к а з ы в а ю:».

Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут разделяться на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.

Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый правовой акт, должны соответствовать структуре основного правового акта.

При наличии приложений к правовому акту в тексте на них делается ссылка.

Приложения к проектам оформляются на отдельных листах бумаги.

Размеры полей, шрифтов и межстрочных интервалов при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов правовых актов.

Если в тексте правового акта делается ссылка «согласно приложению»,
то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово «ПРИЛОЖЕНИЕ» прописными буквами (без кавычек), ниже через одну строку непечатаемых символов даётся ссылка на правовой акт. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через одинарный межстрочный интервал.

При наличии нескольких приложений они нумеруются, например:

 

ПРИЛОЖЕНИЕ № 1

 

к приказу

 Министерства финансов

Ульяновской области

 

Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру без абзацного отступа через одну-три строки непечатаемых символов от текста, длина черты составляет 2-3 см.

При наличии в тексте проекта формулировки «утвердить» (прилагаемое положение) на самом приложении в правом верхнем углу печатается слово «УТВЕРЖДЁН» («УТВЕРЖДЕНО», «УТВЕРЖДЕНА», «УТВЕРЖДЕНЫ») со ссылкой на правовой акт, например:

 

УТВЕРЖДЕНО

 

распоряжением

Министерства финансов

Ульяновской области

 

Слова «УТВЕРЖДЁН», «УТВЕРЖДЕНА», «УТВЕРЖДЕНО» или «УТВЕРЖДЕНЫ» в приложениях согласуются в роде и числе с наименованием вида утверждаемого документа: положение – УТВЕРЖДЕНО, программа – УТВЕРЖДЕНА, мероприятия – УТВЕРЖДЕНЫ.

Наименование приложения печатается центрированным способом полужирным шрифтом через одинарный межстрочный интервал без абзацного отступа. Первое слово наименования приложения печатается на первой строке отдельно от остальной части наименования прописными буквами, например:

 

МЕТОДИКА

прогнозирования поступлений доходов в областной бюджет

Ульяновской области

 

Наименование приложения отделяется от грифа утверждения документа четырьмя строками непечатаемых символов, от текста приложения – одной строкой непечатаемых символов.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их наименования печатаются центрированным способом (относительно границ текста) без абзацного отступа. Точка после наименования раздела не ставится. Допускается выделять наименования разделов полужирным шрифтом. При нумерации разделов (подразделов) используются арабские цифры с точками.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным
в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками таблицы.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, а на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Текст во всех графах таблицы выравнивается следующим образом:
по вертикали – по верхнему краю, по горизонтали – по ширине (наименования мероприятий, исполнители и т.п.) или по центру (цифры, сроки, ответственные лица и т.п.). В текстах таблиц необходимо установить автоматическую расстановку переносов.

Листы приложения нумеруются самостоятельно начиная со второго листа.

При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звёздочкой или цифрой со скобкой. Текст сноски печатается через одинарный межстрочный интервал шрифтом размера № 12 в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски её текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

На одной странице не должно проставляться более трёх сносок.

3.1.8.  Электронные версии проекта и листа согласования правового акта размещаются в модуле «ОРД» СЭД.

Ответственность за идентичность материалов, содержащихся в файлах проекта, несёт разработчик документа.

После прохождения в установленном порядке правовой экспертизы
в юридическом отделе Министерства разработчик документа направляет электронную версию проекта на регистрацию в службу делопроизводства.

3.1.9.  Пояснительная записка к проекту.

Пояснительная записка к проекту оформляется
на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты:

3.1.10.  Наименование вида документа – ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА – печатается прописными буквами ниже верхней границы текстового поля, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру без абзацного отступа.

3.1.11.  Заголовок к тексту от предыдущего реквизита не отделяется, начинается со строчной буквы, печатается строчными буквами через одинарный межстрочный интервал, выделяется полужирным шрифтом
и выравнивается по центру без абзацного отступа, точка после заголовка к тексту не ставится.

В заголовке к тексту пояснительной записки указывается полное название проекта правового акта, к которому подготовлена пояснительная записка.

Текст пояснительной записки отделяется от заголовка к тексту одной-двумя строками непечатаемых символов, печатается шрифтом гарнитуры Times New Roman размера № 14 через одинарный межстрочный интервал (приложение № 9 к Инструкции).

Текст выравнивается по ширине, печатается с абзацными отступами
от левой границы текстового поля.

В тексте должно содержаться обоснование принятия правового акта, суть проекта правового акта, наличие разногласий, результаты проработки проекта правового акта и его экспертизы.

3.1.12.  Подпись отделяется от текста тремя строками непечатаемых символов и включает в себя наименование должности лица, подписавшего пояснительную записку, его подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля без абзацного отступа через одинарный межстрочный интервал.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности и печатается без пробела между инициалами
и фамилией.

Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

При наличии нескольких подписей они располагаются одна под другой
в соответствии с занимаемыми должностями.

Подписи отделяются одна от другой одной строкой непечатаемых символов.

3.1.13.  Оформление реквизита «Виза» проекта правового акта.

Проекты правового акта визируются полистно.

На оборотной стороне каждого листа правового акта в нижней части ставятся подписи разработчика документа и сотрудника юридического отдела Министерства, осуществляющего правовую экспертизу проекта правового акта. На оборотной стороне последнего листа проекта правового акта в нижней его части проставляется подпись, расшифровка подписи (инициалы и фамилия) разработчика документа, сотрудника юридического отдела.

Согласование проекта правового акта осуществляется путём оформления листа согласования (приложение № 10 к Инструкции) и проставления отметки
о согласовании в электронном виде.

3.1.14.  Реквизит «Подпись» отделяется от реквизита «Текст документа» тремя строками непечатаемых символов и состоит из слов «Министр» на бланках приказов и распоряжений Министерства, печатается от границы левого поля без абзацного отступа.

Инициалы и фамилия должностного лица, подписывающего документ, печатаются у правой границы текстового поля.

Образец оформления проекта приказа Министерства приведён в приложении № 11 к Инструкции.

 

3.2.  Распоряжения по кадровым вопросам

 

В Министерстве по кадровым вопросам издаются распоряжения, которые готовятся отделом государственной службы и кадров Министерства (далее – кадровая служба).

Распоряжения оформляются на бланке «Распоряжение Министерства финансов Ульяновской области» (приложение № 3.2 к Инструкции).

Распоряжения о приёме, увольнении, отпусках, командировках работников, занимающих должности, не отнесённые к должностям государственной гражданской службы, и осуществляющих техническое обеспечение деятельности Министерства, оформляются в соответствии с унифицированными формами, утверждёнными постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты» (далее – унифицированные формы). Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм, являются рекомендуемыми и могут изменяться. В бланки можно вносить изменения по расширению и сужению граф и строк, дополнительные строки.

Министерство имеет право вносить дополнительные необходимые ему реквизиты, но при этом все реквизиты унифицированных форм должны остаться без изменения. Удаление каких-либо реквизитов из унифицированных форм не допускается.

Все изменения, вносимые в унифицированные формы, должны быть оформлены соответствующим распорядительным документом.

Распоряжения со сроком хранения 50 лет регистрируются
и формируются в дела отдельно от распоряжений со сроком хранения 5 лет (приложение № 12 к Инструкции)
.

 

 

3.3.  Организация работы по выпуску правовых актов

 

Проект правового акта, подготовленный и согласованный в соответствии с Порядком подготовки и издания правовых актов исполнительных органов государственной власти Ульяновской области, утверждённого постановлением Правительства Ульяновской области от 12.07.2013 № 288-П, после подписания в установленном порядке передаётся в отдел делопроизводства для регистрации.

Ответственность за идентичность текста электронного варианта правового акта его тексту на бумажном носителе несёт разработчик документа и руководитель подразделения, являющегося исполнителем документа.

Работа по выпуску приказов и распоряжений Министерства включает в себя регистрацию правовых актов, направление их на официальное опубликование, рассылку.

Сотрудники отдела делопроизводства регистрируют подписанные правовые акты в модуле «ОРД» СЭД.

Правовым актам присваиваются порядковые номера
в автоматизированном режиме в пределах календарного года.

К регистрационным номерам правовых актов добавляются буквенные индексы:

к распоряжениям Министерства по основной деятельности – «р» (например, 15-р);

к распоряжениям Министерства по кадровым вопросам со сроком хранения 50 лет – «рлс» (например, 73-рлс), со сроком хранения 5 лет – (все виды оплачиваемых отпусков – основной, дополнительный) «ро», (командировки) «рк» (например, 133-ро/рк);

к приказам Министерства по основной деятельности – «ПР» (например, 20-ПР).

Датой правового акта является дата его подписания.

Направление на официальное опубликование правовых актов осуществляются отделом делопроизводства.

Учёт опубликованных правовых актов осуществляется юридическим отделом Министерства.

Копии правовых актов направляются адресатам в соответствии с листом рассылки, составленным разработчиком документа (приложение № 13
к Инструкции). Копии правовых актов заверяются простой круглой печатью.

Рассылка бумажных и электронных копий документов осуществляется
не позднее чем в 5-дневный срок после их подписания.

Правовые акты в течение текущего года хранятся в отделе делопроизводства, после чего передаются по описи в архив.

 

 

 

 

3.4.  Положения, правила, инструкции, регламенты

 

3.4.1.  Положение – правовой акт, устанавливающий системно связанные между собой правила регламентирующего характера по отдельным вопросам деятельности Министерства.

Правила – правовой акт, устанавливающий требования и нормы осуществления определённых видов деятельности, обязательные для применения.

Инструкция – правовой акт, издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые или иные стороны деятельности Министерства.

Регламент – правовой акт, включающий совокупность правил
и определяющий порядок деятельности Министерства.

3.4.2.  Порядок подготовки и согласования положений (правил, инструкций, регламентов) соответствует общему порядку подготовки проектов правовых актов Министерства.

3.4.3.  Текст положений (правил, инструкций, регламентов) печатается
на стандартных листах бумаги формата А4, излагается от третьего лица единственного или множественного числа.

Заголовки к текстам положений (правил, инструкций) отвечают на вопрос
«о чём?», заголовки к текстам инструкций и регламентов, содержащих должностные требования и порядок проведения работ, согласуются с наименованием вида документа в родительном падеже (кого? (чего?), например: «Должностной регламент главного специалиста-эксперта», «Регламент совещания …».

Констатирующей частью положений (правил, инструкций, регламентов) служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение документа и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положений (правил, инструкций, регламентов) может делиться на разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Разделы должны иметь наименования.

 

3.5.  Протокол

 

3.5.1.  Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов
и принятия решений на оперативных совещаниях, заседаниях комиссий, советов, рабочих групп, конференциях, переговорах (далее – заседание (совещание).

3.5.2.  Ведение записи во время заседания (совещания), сбор материалов
и подготовка текста протокола возлагаются на секретаря коллегиального органа и сотрудников подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем через 2 дня со дня заседания (совещания).

Протоколы могут быть полными, в которых кроме вопросов и решений содержится краткая запись выступлений докладчиков и участников (приложение № 14 к Инструкции), краткими, в которых фиксируются обсуждаемые вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения (приложение № 15 к Инструкции), и стенографическими, в которых весь ход заседания (совещания) записывается дословно.

Текст выступлений излагается от третьего лица единственного числа.

Звукозапись заседания (совещания) хранится в течение 6 месяцев
в подразделении, готовившем вопросы к обсуждению если таковая запись велась.

3.5.3.  Подлинники документов по вопросам, рассмотренным
на заседании, направляются в подразделение, готовившее вопросы
к обсуждению, для подшивки в дело вместе с выпиской из протокола
о принятых решениях (приложение № 16 к Инструкции). Копии протокола или экземпляры выписки из протокола о принятых решениях рассылаются
в соответствии со списком рассылки подразделением, ответственным
за подготовку материалов к заседанию (совещанию).

3.5.4.  Протокол оформляется на стандартных листах бумаги формата А4  с продольным или угловым расположением реквизитов по типу общего бланка (приложения № 14 и 15 к Инструкции) или на общем бланке Министерства (приложение № 3.5 к Инструкции).

Протокол имеет следующие реквизиты: герб Ульяновской области (при оформлении на общем бланке); наименование Министерства; наименование вида документа, регистрационный номер документа, дату документа, место составления (издания) документа, заголовок к тексту, текст документа, подписи.

Наименование вида документа печатается ниже наименования Министерства через две строки непечатаемых символов прописными буквами вразрядку полужирным шрифтом (П Р О ТО К О Л).

Датой протокола является день проведения заседания (совещания). Если заседание (совещание) продолжалось несколько дней, то дата протокола состоит из даты его начала и даты окончания. Дата оформляется следующим образом: 20.01.2015 или 11-12.02.2015 и печатается через одну строку непечатаемых символов ниже предыдущего реквизита.

На одной с датой строке печатается номер протокола. Номером протокола заседания (совещания) является порядковый номер заседания (совещания), к номерам протоколов заседаний (совещаний) добавляется индекс «П». Нумерация протоколов ведётся в пределах календарного года. Регистрационные номера протоколам заседаний (совещаний) присваиваются в отделе делопроизводства.

Регистрационный номер протокола состоит из порядкового номера
в пределах календарного года и буквенного индекса «П», например: 120-П.

Информация о проведении заседаний (совещаний) в Министерстве в день их проведения (до 17 часов) передаётся в отдел делопроизводства.

Решения к протоколу нумеруются путём проставления порядкового номера протокола и через косую черту – порядкового номера рассмотренного по повестке дня вопроса, например: 10/2.

Протоколы совместных заседаний (совещаний) имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов заседаний (совещаний) организаций, принимавших участие в заседании (совещании).

Место составления (издания) протокола указывается по факту проведения заседания (совещания), печатается через одну строку непечатаемых символов ниже реквизитов «Дата документа» и «Регистрационный номер документа», выравнивается по центру без абзацного отступа.

Заголовок к тексту протокола отделяется от предыдущего реквизита одной строкой непечатаемых символов, начинается со строчной буквы, печатается без абзацного отступа полужирным шрифтом через одинарный межстрочный интервал.

Заголовок к тексту протокола согласуется с наименованием вида документа в родительном падеже и содержит указание на вид коллегиальной деятельности (например, «(П Р О Т О К О Л) заседания, совещания»), а также указание либо на название коллегиального органа (например, «заседания Общественного совета»), либо на тему заседания (совещания) (например, «совещания по вопросам подготовки на очередной финансовый год»).

При продольном расположении все вышеуказанные реквизиты располагаются вдоль верхнего поля и выравниваются по центру без абзацного отступа. При угловом расположении реквизитов они занимают площадь размером 72,8 х 88,6 мм в левом верхнем углу листа и выравниваются либо
по левому краю, либо по центру отведённой площади также без абзацного отступа. Угловой вариант используется в случаях, если протокол имеет гриф утверждения.

3.5.5.  Текст протокола состоит из двух частей – вводной и основной.

3.5.5.1.  Во вводной части оформляются следующие реквизиты:

1)  «Председатель» (или «Председательствующий») – указываются фамилия и инициалы должностного лица, проводящего заседание (совещание); его настоящая должность в протоколе не указывается. Слово «Председатель» печатается от левой границы текстового поля без абзацного отступа с прописной буквы;

2)  «Секретарь» – указываются фамилия и инициалы лица, отвечающего за организацию заседания (совещания), составление и оформление протокола.

Слово «Секретарь» располагается ниже предыдущего реквизита, строкой непечатаемых символов от него не отделяется, печатается так же, как и слово «Председатель», от левой границы текстового поля без абзацного отступа
с прописной буквы;

3)  «Присутствовали» – приводится список присутствующих или отсылка к прилагаемому списку присутствующих. Перечисляются в алфавитном порядке фамилии и инициалы сначала постоянных членов заседания (совещания), а затем наименования должностей, фамилии и инициалы лиц, приглашённых на заседание (совещание) из других органов, организаций, и их наименования. Сведения о присутствующих участниках заседания (совещания) вносятся секретарём в протокол на основе данных их регистрации.

Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля без абзацного отступа, отделяется от предыдущего реквизита одной строкой непечатаемых символов, после слова ставится двоеточие. Фамилии присутствующих записываются в протокол в алфавитном порядке с указанием наименований должностей. В протоколах постоянно действующих комиссий наименования должностей присутствующих не указываются.

При оформлении протокола заседания (совещания) с участием более
15 человек фамилии участников не перечисляются, а цифрой указывается их общее количество и делается отметка «список прилагается», например: «Присутствовали: 18 человек (список прилагается)».

4)  «Повестка дня» – приводится перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу.

Слова «ПОВЕСТКА ДНЯ» печатаются прописными буквами через две-три строки непечатаемых символов от предыдущего реквизита и выравниваются по центру. Каждый вопрос повестки нумеруется арабскими цифрами, начинается с предлога «О» («Об»), печатается от левой границы текстового поля без абзацного отступа; с новой строки также без абзацного отступа указывается докладчик, например:

 

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. Об итогах проверки номенклатур дел на 2016 год в подразделениях, образуемых в Министерстве финансов Ульяновской области.

Докладчик – Фамилия И.О.

 

3.5.5.2.  Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня, печатается через одинарный межстрочный интервал.

Текст каждого раздела состоит из трёх частей: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ), указанные слова печатаются прописными буквами от левой границы текстового поля без абзацного отступа, после слов ставится двоеточие. Каждая часть отделяется от предыдущей одной строкой непечатаемых символов.

Перед словом «СЛУШАЛИ» ставится цифра, показывающая, к какому пункту повестки дня относится последующий текст документа. После слова «СЛУШАЛИ» в тексте протокола указываются фамилия и инициалы основного докладчика, а затем излагается запись его выступления (в полной форме) либо тема его выступления (в краткой форме). В тексте протокола фамилия
и инициалы каждого выступающего печатаются с новой строки
в именительном падеже. Изложение записи выступления ведётся от третьего лица единственного числа и отделяется от фамилии тире, например:

 

1. СЛУШАЛИ:

Фамилия И.О. – доложил об итогах проверки …

 

Допускается использование ссылки «Текст доклада прилагается», в этом случае доклад оформляется приложением к протоколу.

После слова «ВЫСТУПИЛИ» в кратких протоколах указываются только фамилии участников обсуждения вопроса, в полных протоколах фиксируются также их выступления, включая вопросы к докладчику. После слова «РЕШИЛИ» («ПОСТАНОВИЛИ») следует постановляющая часть соответствующего пункта повестки дня. Если по одному вопросу принято несколько решений, они нумеруются двумя арабскими цифрами, разделёнными точкой (например, 1.1): первая цифра указывает на номер пункта повестки дня, вторая – на номер принятого решения. При необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

3.5.6.  Протокол подписывается председательствующим на заседании (совещании) и секретарём. Подпись отделяется от текста тремя строками непечатаемых символов.

При обсуждении особо важных вопросов протокол может визироваться докладчиками.

3.5.7.  Отдельные виды протоколов могут утверждаться Министром финансов Ульяновкой области или лицом, исполняющим обязанности Министра финансов Ульяновской области. Решение об утверждении принимается должностным лицом, председательствующим на заседании (совещании).

3.5.8.  Решения, принятые на заседании (совещании), доводятся
до исполнителей рассылкой копий протокола либо экземпляров выписки
из него в соответствии с листом рассылки. Лист рассылки составляется
и подписывается ответственным исполнителем подразделения, готовившего заседание (совещание).

При составлении выписки из протокола воспроизводятся все реквизиты соответствующего бланка, вводная часть текста, тот вопрос повестки дня,
по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса
и принятые по нему решения. Подписями председателя и секретаря выписка
не удостоверяется. Для придания юридической силы выписке из протокола используется реквизит «Отметка о заверении копии», оформляемый секретарём, например:

 

Верно

 

Секретарь                                      Подпись                                    И.О.Фамилия

 

Дата

 

Если выписка даётся для представления в другую организацию, то она заверяется простой круглой печатью.

3.5.9.  По результатам заседаний (совещаний) могут быть подготовлены поручения, которые оформляются согласно приложению № 17 к Инструкции.

В указанном случае регистрационный номер поручений должен соответствовать номеру протокола заседания (совещания).

 

3.6.  Служебные письма

 

3.6.1.  Служебные письма Министерства (далее также – письма) готовятся:

как ответы о выполнении поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти, Губернатора Ульяновской области и Правительства Ульяновской области;

как ответы на запросы различных организаций и частных лиц;

как ответы на обращения граждан по вопросам, относящимся
к компетенции Министерства;

как сопроводительные письма к документам;

как инициативные письма.

3.6.2.  Сроки подготовки ответных писем устанавливаются на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или в соответствии
с резолюцией уполномоченного должностного лица.

3.6.3.  Письма от имени Министерства готовятся на бланке письма Министерства финансов Ульяновской области (приложения № 3.3 и 3.4 к Инструкции) и направляются во все адреса на территории Российской Федерации, а также в адрес зарубежных адресатов.

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

3.6.4.  При направлении на подпись Министру финансов Ульяновской области или исполняющему обязанности Министра финансов Ульяновской области проекты писем должны быть предварительно завизированы исполнителем письма – руководителем подразделения, являющегося разработчиком документа, либо заместителем Министра финансов Ульяновской области, курирующим соответствующее направление (далее также – исполнитель письма).

Некоторые виды писем за подписью Министра финансов Ульяновской области, кроме того, перед направлением на подпись должны пройти дополнительное согласование с сотрудниками юридического отдела Министерства – письма в ответ на протест прокуратуры об устранении нарушений законодательства, в ответ на представления прокуратуры, следственного комитета, о внесении изменений в нормативные правовые акты, ответы на запросы контрольно-надзорных органов.

Визы с расшифровкой подписи проставляются в левом нижнем углу оборотной стороны последнего листа второго экземпляра письма, остающегося в службе делопроизводства.

3.6.5.  Реквизитами  письма  являются  наименование исполнительного органа государственной власти Ульяновской области – автора; справочные данные о исполнительном органе государственной власти Ульяновской области; ОГРН, ИНН/КПП; дата документа; регистрационный номер документа; ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа; адресат; заголовок к тексту; текст документа; отметка о приложении; подпись; отметка об исполнителе; в гарантийных письмах, письмах финансового содержания – печать.

3.6.6.  Проект письма оформляется в двух экземплярах: первый экземпляр, оформленный на соответствующем бланке, направляется адресату, второй, оформленный на простом листе формата А4, остаётся в службе делопроизводства. При необходимости копия зарегистрированного письма передаётся исполнителю письма.

3.6.7.  Заголовок к тексту составляется ко всем инициативным письмам, имеющим текст более семи строк, за исключением писем-благодарностей
и писем-поздравлений. Если объём текста письма составляет не более
семи строк, то заголовок к тексту письма не составляется.

Заголовок к тексту в краткой форме отражает суть письма, отвечает на вопрос «о чём?» и начинается с прописной буквы, например:

 

О содействии в увеличении государственного заказа

Об оказании финансовой помощи

 

Не рекомендуется указывать заголовки к текстам в обобщённой форме (например, «О содействии», «О финансировании»), так как в дальнейшем такие заголовки к текстам не позволяют идентифицировать документ и затрудняют его поиск.

Заголовок к тексту письма печатается от левой границы текстового поля без абзацного отступа через одинарный межстрочный интервал шрифтом нормальной насыщенности и не должно превышать 28-30 печатных знаков. Ширина зоны расположения указанного реквизита составляет не более 73,2 мм.

Точка после заголовка к тексту не ставится, и оно не заключается в кавычки.

3.6.8.  Если письмо является ответным, в реквизитах бланка указываются номер и дата письма, на которое направляется ответ. В ответных письмах заголовки к текстам не составляются.

3.6.9.  Если письмо адресовано более чем в четыре адреса,
то разработчиком документа составляется лист рассылки (приложение № 18
к Инструкции).

При направлении писем в органы государственной власти, органы местного самоуправления и организации, подведомственные указанным органам, их должностным лицам, а также постоянным корреспондентам почтовый адрес в реквизите «Адресат» не указывается.

3.6.10.  Текст письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном подразделении организации-адресата. Рекомендуемый объём письма – не более полутора-двух страниц машинописного текста.

Текст письма должен быть цельным, связным, логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме.

Текст письма излагается:

от первого лица множественного числа: «просим», «направляем», «предлагаем»;

от первого лица единственного числа: «прошу», «предлагаю», «приглашаю»;

от третьего лица единственного числа: «Министерство финансов Ульяновской области считает возможным».

Не допускается в тексте письма использовать различные формы изложения (например, в начале письма использовать форму третьего лица единственного числа: «Министерство финансов Ульяновской области направляет…», а в конце – форму первого лица единственного числа: «На основании вышеизложенного прошу…»).

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся
с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Текст письма отделяется от заголовка текста или адресата тремя строками непечатаемых символов, печатается через одинарный межстрочный интервал с абзацными отступами.

3.6.11.  Письма подписываются должностными лицами в соответствии
с предоставленными им полномочиями. Право подписи писем устанавливается
в положениях о подразделениях и должностных регламентах; в указанных документах должен быть предусмотрен порядок подписания писем при отсутствии руководящих должностных лиц.

При оформлении письма на одном листе в реквизите «Подпись» наименование должности указывается следующим образом «Министр». В случае, если письмо, подписывается лицом, исполняющим обязанности, наименование должности указывается следующим образом:

 

Исполняющий обязанности

Министра                                                                 Подпись          И.О.Фамилия

 

При оформлении письма на двух листах и более в реквизите «Подпись» наименование должности указывается следующим образом «Министр финансов Ульяновской области». В случае, если письмо, подписывается лицом, исполняющим обязанности, наименование должности указывается следующим образом:

 

Исполняющий обязанности

Министра финансов

Ульяновской области                                               Подпись         И.О.Фамилия

 

3.6.12.  Отметка об исполнителе проставляется на оборотной стороне последнего листа в левом нижнем углу второго экземпляра письма шрифтом размера № 10 от границы левого поля в соответствии с требованиями подпункта 2.2.8.25 пункта 2.2.8 подраздела 2.2 раздела 2 Инструкции.

Образец оформления служебного письма приведён в приложении № 19
к Инструкции.

 

3.7.  Акты, докладные, служебные записки, справки

 

3.7.1.  Акт – документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий (приложение № 20 к Инструкции).

Акты проверок, обследований, ревизий фиксируют установленные факты и события, а также содержат выводы, рекомендации и предложения.

Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Акт может составляться комиссией, создаваемой в установленном порядке.

Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения.

Акт составляется на общем бланке Министерства (приложение № 3.5 к Инструкции). Обязательными реквизитами акта являются наименование вида документа, печатаемое прописными буквами полужирного начертания (АКТ), регистрационный номер документа, дата документа, место составления (издания) документа, заголовок к тексту акта, подписи, в необходимых случаях – гриф утверждения документа.

Датой акта является дата его составления.

Чаще всего заголовок к тексту акта согласуется с наименованием вида документа в родительном падеже (чего?) (приложения № 5, 20 к Инструкции), начинается со строчной буквы и содержит указание на действие, совершаемое комиссией или группой лиц, составляющей акт, например:

 

(АКТ) проверки финансово-хозяйственной деятельности

 

Заголовки к текстам некоторых актов могут отвечать на вопрос «о чём?» (приложения № 2, 47 к Инструкции), такие заголовки к текстам начинаются
с прописной буквы, например:

 

Об утрате документов

 

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части акта указываются основание его составления (распорядительный документ, нормативный документ, договор с указанием его даты и номера), составители акта (председатель и члены комиссии) с указанием наименований должностей, инициалов и фамилий в именительном падеже. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. В основной части излагаются суть, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Текст акта может быть разделён на пункты и подпункты. Акты могут содержать приложения.

В конце текста документа указывается количество составленных экземпляров и их место нахождения. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нём сторон или нормативными документами, например:

 

Составлен в трёх экземплярах:

1-й экземпляр – отдел бюджетного учёта и отчётности;

2-й экземпляр – экспертно-аналитический отдел;

3-й экземпляр – отдел государственной службы и кадров.

 

После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о приложениях к акту (если они имеются).

При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается
в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвующими в его составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой
о своём несогласии. Особое мнение члена комиссии оформляется на отдельном листе и прилагается к акту.

3.7.2.  Докладная записка – служебная записка, адресованная Министру финансов Ульяновской области, заместителям Министра финансов Ульяновской области или руководителям структурных подразделений Министерства, содержащая информацию о событиях, фактах, в связи с которыми требуется принятие решения (приложение № 21 к Инструкции).

Докладные записки составляются в целях информирования руководства
о событиях, фактах, ситуациях, требующих принятия управленческих решений.

Докладная записка должна содержать следующие реквизиты:

наименование Министерства (подразделения);

наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);

дата документа;

регистрационный номер документа;

адресат;

заголовок к тексту (если объём текста составляет более семи строк), который отвечает на вопрос «о чём?» и пишется с прописной буквы;

текст;

подпись руководителя подразделения;

Фамилия Имя Отчество исполнителя.

Текст докладной записки состоит из двух или трёх смысловых частей:
в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для составления документа, во второй части – анализ сложившейся ситуации, возможные варианты её решения, в третьей – выводы и предложения с указанием конкретных действий, которые необходимо предпринять. Вторая часть в докладной записке может отсутствовать, в этом случае её текст содержит описание сложившейся ситуации, выводы и предложения составителя.

Докладная записка подписывается составителем, если она представляется руководителю структурного подразделения, и руководителем структурного подразделения, если она представляется Министру финансов Ульяновской области, заместителям Министра финансов Ульяновской области, руководителям структурных подразделений.

3.7.3. Служебная записка – информационно-справочный документ (внутренняя переписка), используемый для обмена информацией между подразделениями и работниками (приложение № 22 к Инструкции).

Служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, хозяйственного обеспечения.

Служебная записка оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 или А5 с расположением реквизитов по типу общего бланка. Обязательными реквизитами служебной записки являются следующие: наименование подразделения, наименование вида документа, которое печатается прописными буквами полужирного начертания (СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА), дата документа, регистрационный номер документа, адресат, заголовок к тексту (отвечает на вопрос «о чём?» и пишется с прописной буквы), текст, подпись.

Текст служебной записки, как правило, состоит из двух частей – обоснования и заключения с предложениями, просьбами, заявками.

Служебная записка подписывается составителем или руководителем подразделения.

3.7.4.  Справка – документ, содержащий описание и подтверждение фактов и событий. В справках отражается основная деятельность Министерства или подтверждаются сведения биографического или служебного характера.

Справки, отражающие основную (производственную) деятельность Министерства, могут быть внешними и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую организацию, внутренние – для представления Министру финансов Ульяновской области, заместителям Министра финансов Ульяновской области или для рассмотрения коллегиальным органом.

Внешние справки оформляются на общем бланке Министерства, внутренние – на стандартном листе бумаги формата А4 аналогично докладной записке с теми же реквизитами (приложения № 23 и 24 к Инструкции).

Заголовок к тексту справки отвечает на вопрос «о чём?» и пишется
с прописной буквы. В заголовок к тексту справки может включаться указание
на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения, например:

 

О работе с обращениями граждан в первом полугодии 2015 г.

 

Текст справки, как правило, состоит из двух частей. В первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для её составления, во второй приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. Текст справки может состоять только из одной (второй) части. Если информация, представленная в справке, может быть разделена на тематические блоки,
в тексте справки выделяются разделы, нумеруемые арабскими цифрами
и имеющие заголовки. Если справка содержит однородную систематизированную информацию, её текст оформляется в виде таблицы.

Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, её текст может состоять из разделов.

 

3.8.  Доверенности

 

3.8.1.  Доверенность – документ, удостоверяющий передачу полномочий Министерства на представление интересов или совершение каких-либо действий конкретному лицу.

3.8.2.  Доверенность оформляется на общем бланке Министерства и используется при представлении интересов Министерства или совершение каких-либо действий от имени Министерства (приложение № 25 и 26 к Инструкции).

3.8.3.  Обязательными реквизитами доверенности являются:

наименование Министерства (наименование должности руководителя);

наименование вида документа (ДОВЕРЕННОСТЬ);

дата документа;

регистрационный номер документа;

место составления (издания) документа;

текст документа;

подпись;

гербовая печать.

В тексте доверенности указываются:

фамилия, имя, отчество (полностью), наименование должности лица, передающего полномочия Министерства, представляемого указанным должностным лицом, а также реквизиты нормативного правового акта, на основании которого он действует;

фамилия, имя, отчество (полностью) и наименование должности уполномоченного лица;

перечисление предоставляемых полномочий;

срок действия доверенности.

 

3.9.  Порядок подготовки, оформления, регистрации

и хранения договоров (соглашений)

 

3.9.1.  Основные требования и порядок подготовки, оформления, согласования, регистрации и хранения договоров (соглашений) определены Инструкцией.

Договор (соглашение) оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 (приложение № 27 к Инструкции).

3.9.2.  Наименование вида документа – Договор (Соглашение) – печатается без абзацного отступа через одну строку непечатаемых символов от границы верхнего поля прописными буквами или с прописной буквы полужирным шрифтом, центрируется по горизонтали относительно границ текстового поля.

3.9.3.  Заголовок к тексту договора (соглашения) от предыдущего реквизита строкой непечатаемых символов не отделяется, печатается без абзацного отступа полужирным шрифтом со строчной буквы, после заголовка к тексту точка не ставится, например:

 

ДОГОВОР

между Министерством финансов Ульяновской области

и Министерством экономического развития Российской Федерации

 

 

3.9.4.  Место составления (издания) договора (соглашения) печатается
от левой границы текстового поля
без абзацного отступа через одну строку непечатаемых символов от заголовка к тексту.

3.9.5.  Реквизит «Дата» печатается от правой границы текстового поля
и оформляется словесно-цифровым способом разработчиком
документа после подписания его последней стороной договора (соглашения).

3.9.6.  Ряд вопросов договора (соглашения) может быть вынесен
в приложения. В этом случае все приложения к договору (соглашению) должны рассматриваться как его составные части.

В договоре (соглашении) и в приложениях к нему делается оговорка, что все приложенные документы являются неотъемлемой частью договора (соглашения).

3.9.7.  Электронная версия проекта договора (соглашения) размещается
в модуле «Договоры» СЭД.

Ответственность за идентичность материалов, содержащихся в файлах проекта договора (соглашения), несёт разработчик документа.

Разработчик документа направляет электронную версию проекта договора (соглашения) на регистрацию в службу делопроизводства.

Перед подписанием проект договора (соглашения) передаётся
на согласование.

Согласование проекта договора (соглашения) осуществляется оформлением листа согласования (приложение № 28 к Инструкции).

3.9.8.  Содержательная часть текста договора (соглашения) состоит
из преамбулы и статей, в которых указываются соответствующие условия заключаемого договора (соглашения). Статьи договора (соглашения) могут иметь наименования.

Преамбула содержит следующую информацию: наименование сторон (полное и сокращённое), кто их представляет и на основании каких документов действуют их представители.

Число разделов – статей текста договора (соглашения) может быть различным в зависимости от условий договора (соглашения) и согласия сторон.

Заключительная часть содержит сведения о юридических адресах сторон
с указанием почтового адреса, банковских реквизитов и подписи.

3.9.9.  Полномочия по ведению переговоров и подписанию договоров (соглашений) могут быть переданы Министром финансов Ульяновской области заместителям Министра финансов Ульяновской области.

Количество экземпляров договора (соглашения) обусловлено количеством подписавших его сторон. Все экземпляры договора (соглашения) должны содержать имеющиеся приложения, подлинные подписи уполномоченных должностных лиц и печати.

Подпись состоит из наименования должности лица, уполномоченного подписать договор (соглашение), его личной подписи и расшифровки подписи.

3.9.10.  Подписанные договоры (соглашения) договоры о полной индивидуальной материальной ответственности, хозяйственные договоры регистрируются в СЭД.

Регистрационный номер договора (соглашения) состоит
из регистрационных номеров, присваиваемых организациями, заключившими договор (соглашение), разделённых косой чертой.

Договорам (соглашениям) присваиваются порядковые номера в пределах календарного года с буквенными индексами:

договорам (соглашениям) хозяйственным, заключённым Министерством, – «ДХ-П»;

договорам о полной индивидуальной материальной ответственности – «Д-МО».

3.9.11.  Служебные контракты с государственными гражданскими служащими регистрируются и хранятся в отделе государственной службы и кадров Министерства.

3.9.12.  Формирование   в   дело   и хранение всех договоров (соглашений) Министерства осуществляются отделом бюджетного учёта и отчётности.

Подлинные экземпляры договоров (соглашений) в 5-дневный срок со дня их подписания передаются исполнителями в отдел делопроизводства для регистрации.

 

3.10.  Подготовка и оформление документов,

передаваемых по каналам электросвязи

 

3.10.1.  Телеграммы

 

3.10.1.1.  Телеграммы оформляются по установленной форме (приложение № 29 к Инструкции). Телеграмма печатается прописными буквами шрифтом Times New Roman Cyr размера № 14.

Телеграмма составляется и передаётся на отправку в двух экземплярах. На копии телеграммы в нижней её части проставляется виза исполнителя (составителя телеграммы), а также время сдачи телеграммы на отправку.

Право подписи телеграмм категории «министерская» имеют Министр финансов Ульяновской области, заместители Министра финансов Ульяновской области.

3.10.1.2.  Телеграмма имеет следующие реквизиты:

1) адрес (куда? кому?).

В состав адреса входит полный или условный телеграфный адрес организации, например:

 

103905 МОСКВА ТВЕРСКАЯ 11

 

или:

 

САНКТ-ПЕТЕРБУРГ 15 ВОСХОД

 

В адресе телеграммы наименование населённого пункта (город, село, деревня) указывается в именительном падеже, а наименование республики, края, области и района, на территории которых находится населённый пункт, – в родительном падеже, например:

 

ДИМИТРОВГРАД УЛЬЯНОВСКОЙ ОБЛАСТИ

 

В адресе телеграммы перед номерами строений, корпусов и квартир слова «строение», «корпус» и «квартира» пишутся полностью или сокращённо – «стр», «корп» и «кв» соответственно. Слова «проспект», «проезд», «подъезд», «квартал», «бульвар» и т.п. пишутся полностью. Слова «край», «область», «район», «село», «деревня», «улица», «переулок» и «дом» можно писать полностью или сокращённо – «кр», «обл», «рн», «с», «дер», «ул», «пер» и «д» соответственно. В случае, если сокращённое наименование приведёт
к неопределённости или неточности адреса, сокращение не применяется.

Номера домов, строений, корпусов и квартир пишутся цифрами или словами. Дробные номера пишутся с использованием символьного знака «/» (например, 3/5) или словами (например, три дробная черта пять). Наименования номерных улиц и номерных организаций пишутся словами. 

Наименование организации указывается в именительном падеже
и отделяется от телеграфного адреса одной строкой непечатаемых символов, например:

 

614006 Пермь Куйбышева 14

 

Министерство финансов ПЕРМСКОГО КРАЯ

 

При направлении телеграммы должностному или частному лицу наименование должности и фамилия получателя указываются в дательном падеже, например:

 

МИНИСТРУ ФИНАНСОВ НИЖЕГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ

В.П.ИВАНОВУ

 

или:

 

ИВАНОВУ А.И.

 

Телеграмма может быть адресована в один или несколько адресов (многоадресная телеграмма). При подаче многоадресной телеграммы с одним
и тем же текстом отправитель должен подать столько экземпляров телеграммы, сколько адресов указано. В адресной части каждой телеграммы указывается только тот пункт, куда следует её доставить, остальные адреса указываются
в тексте телеграммы.

При направлении телеграммы в четыре и более адреса прилагается список адресов (список не может содержать более 20 адресов), составленный
и подписанный составителем телеграммы. К списку прилагается один экземпляр телеграммы.

Если телеграмма направляется в один город, но адресуется нескольким организациям, адрес на бланке необходимо печатать, каждый раз повторяя название города (без слова «КОПИЯ»), например:

 

МОСКВА ГОСУДАРСТВЕННАЯ ДУМА

МОСКВА СОВЕТ ФЕДЕРАЦИИ

МОСКВА ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ;

 

2) текст отделяется от предыдущего реквизита одной строкой непечатаемых символов и печатается через двойной межстрочный интервал.

Текст телеграммы допускается начинать с обращения к адресату, которое печатается центрированным способом, например:

 

УВАЖАЕМЫЙ АЛЕКСАНДР ИВАНОВИЧ ВСКЛ

 

Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается содержание: в частности, отрицательную частицу «не» опускать нельзя), без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц. Нельзя делать в тексте вставки.

Знаки «точка», «запятая», «кавычки», «скобки» могут быть написаны полными словами либо сокращённо («тчк», «зпт», «квч» и «скб» соответственно), а также соответствующими символьными знаками.

Знаки «вопросительный знак», «тире» («минус»), «плюс» и «дробная черта» могут быть написаны полными словами либо соответствующими символьными знаками.

Знаки «номер», «двоеточие» и «восклицательный знак» могут быть написаны полными словами либо сокращённо («нр», «двтч» и «вскл» соответственно).

Другие знаки могут быть написаны только полными словами.

Цифры в телеграмме могут указываться либо знаками цифр, либо полными словами. Числовые значения, точность передачи которых важна для пользователя, должны быть написаны полными словами.

Если слово в тексте пишется через дефис (например: «по-прежнему»,
«из-за»), то ставится чёрточка.

При ответе на поступивший документ в тексте телеграммы обязательно указываются номер и дата документа, на который даётся ответ. 

Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрой;

3) подпись отделяется от текста тремя строками непечатаемых символов и включает в себя наименование должности лица, подписавшего телеграмму, личную подпись, инициалы имени, отчества
и фамилию.

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля без абзацного отступа через одинарный межстрочный интервал.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем;

4) регистрационный номер и дата документа печатаются ниже реквизита «Подпись» через две строки непечатаемых символов;

5) адрес, наименование отправителя и дата отправки указываются
в нижней части телеграммы под чертой. Обратный адрес пишется без сокращений, со знаками препинания.

 

3.10.2.  Телефонограмма

 

Телефонограмма – обобщённое название различных по содержанию документов, выделяемых в связи со способом устной передачи текста
по каналам телефонной связи.

Телефонограммой передаются краткие и оперативные распоряжения, информация для руководителей, приглашения на совещания и заседания,
а также доводятся до сведения исполнителей конкретные срочные поручения, то есть телефонограмма используется для оперативного решения вопросов
в тех случаях, когда сообщение, передаваемое по телефону, требует документального оформления.

Обязательными реквизитами телефонограммы являются:

наименование организации – автора документа;

должность, фамилия сотрудника, передавшего телефонограмму, номер его телефона;

наименование организации – получателя телефонограммы;

должность, фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму, номер его телефона;

дата телефонограммы;

время приёма-передачи;

текст, не превышающий 50 слов;

наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись, инициалы и фамилия;

входящий (исходящий) регистрационный номер телефонограммы.

Телефонограмма оформляется на бланке установленной формы (приложение № 30 к Инструкции), составляется в одном экземпляре
и подписывается руководителем подразделения. Если телефонограмма передаётся нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций, в которые направляют телефонограмму, и номера телефонов, по которым она должна быть передана.

Входящие и исходящие телефонограммы регистрируются в                     соответствующих журналах установленной формы (приложение № 31 к Инструкции).

 

 

4.  Организация работы с документами

 

4.1.  Организация документооборота

 

4.1.1.  Движение документов в Министерстве с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

4.1.2.  В Министерстве различают три потока документации:

документы, поступившие из сторонних организаций (входящие);

документы, отправляемые в другие организации (исходящие);

документы, создаваемые в подразделениях и используемые сотрудниками подразделений в управленческом процессе (внутренние).

4.1.3. Порядок прохождения документов и операции, осуществляемые с ними в Министерстве, определяются Инструкцией, положениями о подразделениях, должностными регламентами и должностными инструкциями.

 

4.2.  Приём, обработка и распределение поступающих документов

 

4.2.1.  Доставка документов в Министерство осуществляется посредством почтовой связи, фельдъегерской связи, нарочными, курьерами, гражданами, а также с использованием факсимильной и телеграфной связи, электронной почты и системы межведомственного электронного документооборота (МЭДО).

Доставка документов в подразделения осуществляется ответственными
за делопроизводство в подразделениях либо уполномоченными в надлежащем порядке сотрудниками подразделений в соответствии с графиком выдачи документов, указанным в пункте 4.2.15 настоящего подраздела, под расписку
в реестрах или разносных книгах (с указанием даты, времени получения документа, подписи и расшифровки подписи (инициалов и фамилии) получателя).

4.2.2.  Приём и обработка документов, поступающих в Министерство, осуществляются отделом делопроизводства.

4.2.3.  Документы, доставленные посредством почтовой связи, фельдъегерской связи, передаются сотрудникам отдела делопроизводства под роспись согласно реестрам.

При приёме корреспонденции, доставляемой нарочным, проверяется правильность доставки, целостность упаковки (при наличии) и соответствие номеров документов (пакетов) записанным в разносных книгах. В разносных книгах ставится дата и подпись специалиста отдела делопроизводства, принявшего документ. Сотрудник отдела делопроизводства может проставлять на предъявляемой копии штамп о поступлении документа
в Министерство.

4.2.4.  При приёме документов проверяется целостность конверта, пакета или упаковки, правильность адресования документа, при вскрытии конверта наличие в нём документов, а также всех названных в них приложений.

При отсутствии в конверте указанных документов и приложений, несовпадении регистрационных номеров и неисправимом повреждении документов сотрудником отдела делопроизводства составляется акт в трёх экземплярах, один из которых остаётся в отделе делопроизводства, другой приобщается к поступившему документу, третий отсылается адресанту. Документы с некомплектными приложениями также возвращаются без регистрации отправителю вместе с актом. В акте обязательно указываются наименование должности, инициалы и фамилия лица, вскрывшего конверт, дата, час и минуты вскрытия, известные реквизиты (исходящий регистрационный номер документа, дата документа и заголовок к тексту) отсутствующего или неправильно оформленного документа. Акт подписывается начальником отдела делопроизводства и сотрудником, вскрывшим указанный конверт.

Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю.

4.2.5.  Конверты от поступивших документов уничтожаются, кроме случаев, когда:

дата почтового штемпеля на конверте служит письменным подтверждением времени отправки и получения документа;

поступают письма граждан;

только по конверту можно определить адрес отправителя.

Если на конверте имеются надписи «Срочно», «Весьма срочно», «Вручить немедленно», отмечается, как и в документах, полученных
по проводной связи, точное время их получения, например: 05.12.2016 10.35.

Корреспонденция с грифом «Лично» не вскрывается, на таком пакете проставляется штамп «Министерство финансов Ульяновской области», указывается дата поступления, и он передаётся адресату.

4.2.6.  Документы принимаются отделом делопроизводства в рабочие дни с 8-00 до 13-00 и с 14-00 до 17-00 часов.

О документах, требующих срочного исполнения, сотрудником отдела делопроизводства оперативно докладывается Министру финансов Ульяновской области с последующей их передачей в подразделения для исполнения.

4.2.7.  Первичная обработка поступивших документов заключается
в распределении документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.

Перечень не подлежащих регистрации документов приведён
в приложении № 32 к Инструкции.

4.2.8.  Поступившие документы, адресованные подразделениям, регистрируются отделом делопроизводства.

Поступившие документы без указания конкретного лица или подразделения предварительно рассматриваются отделом делопроизводства,
а затем регистрируются и направляются в подразделение в соответствии с компетенцией.

4.2.9.  Регистрация документов, поступивших в Министерство, осуществляется отделом делопроизводства в базах данных «Внутренние документы» либо «Входящая корреспонденция» СЭД.

База данных «Внутренние документы» СЭД включает в себя переписку:

внутри Министерства;

между Правительством Ульяновской области и исполнительными органами государственной власти Ульяновской области;

между исполнительными органами государственной власти Ульяновской области.

Документы, не относящиеся к базе данных «Внутренние документы», регистрируются в модуле «Входящая корреспонденция» СЭД.

Документы, поступившие в Министерство после 16 часов, регистрируются на следующий рабочий день, за исключением документов, требующих срочного исполнения.

В нижнем правом углу первого листа документа проставляется регистрационный штамп с указанием даты регистрации документа и входящего регистрационного номера.

При регистрации документа в СЭД осуществляется преобразование текста документа, поступившего на бумажном носителе, в электронную форму (путём сканирования документа), заполняется электронная регистрационно-контрольная карточка.

Перечень входящих документов, подлежащих преобразованию
в электронную форму при регистрации, приведён в приложении № 33
к Инструкции.

4.2.10.  Факсограммы регистрируются так же, как и служебная документация. Факсограмма с неразборчивым текстом регистрации
не подлежит.

Приглашения регистрируются так же, как и служебная документация, если они не оформлены в виде открыток.

4.2.11.  Документы, поступившие по электронной почте, регистрируются
с соблюдением правил и регистрационных форм, установленных для документов на бумажных носителях. На документе должны быть указаны следующие сведения: адресат, его почтовый адрес, наименование вида документа (кроме письма), регистрационный номер и дата документа, наименование должности и фамилия лица, подписавшего документ, электронный адрес организации и ЭП автора. К регистрационному номеру документа добавляется индекс «ЭП», например: № 10158-ЭП.

Документ передаётся на исполнение со штампом «ЭП верна» и подписью лица, принявшего электронный документ. Для наиболее важных документов возможна проверка подлинности ЭП, в случае неподтверждения подлинности ЭП исходящего документа он отправляется исполнителю.

Документы, поступившие по электронной почте без ЭП, пересылаются
по электронной почте должностным лицам, подразделениям в соответствии
с компетенцией.

4.2.12.  В случае поступления документов в подразделение напрямую, минуя отдел делопроизводства, документы должны быть, переданы ответственными за делопроизводство на регистрацию в отдел делопроизводства незамедлительно.

В документы, поступившие в Министерство и зарегистрированные в установленном порядке, не разрешается вносить какие-либо правки и пометки.

4.2.13.  Документы на иностранных языках, поступившие
в Министерство, учитываются в отделе делопроизводства и направляются для организации перевода в ОГКУ «Управление делами Ульяновской области». Датой регистрации документа является день поступления его перевода из ОГКУ «Управление делами Ульяновской области» в службу делопроизводства.

4.2.14.  Письменные обращения граждан, письма членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Законодательного Собрания Ульяновской области, депутатов представительных органов муниципальных образований Ульяновской области,

организаций (юридических лиц), общественных объединений, государственных органов и органов местного самоуправления, касающиеся вопросов обращений граждан, подлежат регистрации помощником Министра.

4.2.15.  После регистрации оригиналы документов 2 раза в день, с 10
до 12 часов и с 16 до 17 часов, передаются в подразделения через ответственных за делопроизводство либо уполномоченных в надлежащем порядке лиц под роспись в журнале. Телеграммы и срочные документы доставляются адресатам немедленно сотрудниками отдела делопроизводства.

Документы с резолюциями Губернатора Ульяновской области передаются исполнителям наряду с бумажным носителем по СЭД
(в исключительных случаях – по факсимильной связи).

Подразделения получают документы от отдела делопроизводства и (или) помощника Министра финансов Ульяновской области через ответственных за делопроизводство либо уполномоченных в надлежащем порядке лиц.

4.2.16.  Ошибочно направленные в подразделения документы незамедлительно возвращаются с соответствующей пометкой в отдел делопроизводства и (или) помощнику Министра финансов Ульяновской области.

 

4.3. Порядок рассмотрения документов

 

4.3.1.  Подготовка к рассмотрению документов включает в себя:

ознакомление с содержанием документов;

подготовку и оформление проекта резолюции;

передачу документов для рассмотрения руководителю.

4.3.2.  По входящим документам, требующим исполнения, подготавливаются проекты резолюций на бланке установленной формы (приложение № 8 к Инструкции).

Резолюции могут быть оформлены и на самом документе.

В состав резолюции входят следующие реквизиты:

исполнитель (фамилия и инициалы должностного лица или лиц, которым даётся поручение);

содержание поручения;

срок исполнения поручения;

подпись должностного лица, дающего поручение;

дата;

регистрационный номер и дата документа, к которому составляется резолюция (при оформлении резолюции на бланке).

При наличии в резолюции нескольких исполнителей основным считается лицо, указанное в резолюции первым, если не оговорено иное.

Документы могут иметь несколько резолюций (для одного или нескольких исполнителей) соответственно этапам рассмотрения. При этом последующие резолюции не должны дублировать первую и противоречить ей,
в них конкретизируются порядок исполнения документов, срок их исполнения (с учётом намеченного срока исполнения, установленного первой резолюцией) и исполнитель.

4.3.3.  Уполномоченные на подпись документа должностные лица при рассмотрении документов:

определяют исполнителя и дают указание в резолюции;

подписывают исполненные документы или при наличии замечаний возвращают проект документа исполнителю для доработки;

в случае согласия с содержанием ответов, подготовленных за подписью руководителей подразделений, оформляют отметку о списании документа
в дело.

4.3.4.  Документы должны рассматриваться в день их поступления. При рассмотрении документов уполномоченное на подпись документа должностное лицо выделяет документы, требующие срочного исполнения. Срочные документы передаются на исполнение немедленно.

4.3.5.  Руководители подразделений организуют работу с поступившими документами, обеспечивают подготовку (при необходимости) ответных документов, контролируют качество и своевременность исполнения поручений.

 

4.4.  Регистрация, обработка и отправка исходящих документов

 

4.4.1.  Исходящими документами Министерства являются служебные документы, направляемые в организации, должностным лицам и гражданам.

4.4.2.  Регистрация исходящих служебных писем и телеграмм осуществляется отделом делопроизводства в модуле «Исходящие письма» СЭД.

4.4.3.  В отделе делопроизводства осуществляются проверка правильности оформления документа, комплектности документа
и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки, регистрация, учёт и отправка.

Разработчики исходящего документа формируют и заполняют проект электронной карточки исходящего документа, присоединяют к карточке электронный образ документа и направляют на регистрацию в отдел делопроизводства.

Подписанные письма и телеграммы передаются разработчиками документов в отдел делопроизводства для отправки. При этом к письму
и телеграмме прилагаются списки рассылки, необходимое количество копий для рассылки и полный почтовый адрес получателя или телеграфный адрес,
а при ответе на входящий документ должны быть заполнены его номер и дата.

Корреспонденция, поступившая в отдел делопроизводства для отправки после 16 часов, кроме телеграмм и срочной корреспонденции, отправляется
на следующий день.

Сотрудники отдела делопроизводства проверяют правильность оформления исходящих документов, заполнения электронной карточки
и регистрируют документ в СЭД с проставлением регистрационного номера
и даты регистрации на подлиннике и втором экземпляре документа. Исходящие документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями
к подготовке и оформлению документов, установленными Инструкцией.

Неправильно оформленные документы на регистрацию не принимаются
и возвращаются их разработчикам для исправления.

Исходящим документам присваивается регистрационный номер, состоящий из постоянного числа, соответствующего коду региона (73), индекса подразделения или должностного лица и порядкового номера в пределах календарного года, например: 73-ИОГВ-02-01/800, где 73 – постоянное число, ИОГВ-02-01 – индекс подразделения или должностного лица, 800 – порядковый номер в пределах календарного года.

Исходящим телеграммам присваивается регистрационный номер
с добавлением буквенного индекса «Т», например: 73-ИОГВ-02-01/800-Т.

Документу, направляемому в несколько адресов, присваивается один регистрационный номер.

4.4.4.  Обработка, отправка и выдача документов, подписанных должностными лицами Министерства, осуществляются отделом делопроизводства.

Письма и телеграммы, не связанные с деятельностью Министерства, к отправке не принимаются.

При отправке по списку рассылки исходящего письма одного и того же содержания допускается передавать в отдел делопроизводства подлинно подписанный экземпляр (оригинал) письма и необходимое количество его ксерокопий.

4.4.5.  В зависимости от содержания и срочности документы доставляются адресатам почтовой, фельдъегерской связью, электронной почтой, передаются по факсу.

Решение о способе доставки документа принимается разработчиком указанного документа, который указывает способ доставки документа
в соответствующем поле электронной карточки документа.

Ответы на обращения граждан отправляются простой корреспонденцией.

Заказная корреспонденция передаётся отделом делопроизводства
на почту по списку (реестру), простая корреспонденция регистрируется
в журнале отправки.

Документы, направляемые почтовой связью в один адрес, вкладываются
в один конверт.

4.4.6.  Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи.

 

4.5.  Регистрация и учёт внутренних документов

 

4.5.1. Регистрация внутренних документов осуществляется в СЭД.

4.5.2. Регистрация протоколов коллегиальных органов Министерства осуществляется секретарем коллегиального органа. Протоколам заседаний присваиваются порядковые номера в пределах календарного года по каждому виду протоколов отдельно. Протоколы подшиваются в дела в соответствии с номенклатурой дел по мере их поступления.

Регистрация протоколов рабочих совещаний, заседаний, поручений осуществляется отделом делопроизводства.

Протоколам, поручениям присваивается номер, состоящий из порядкового номера в пределах календарного года и буквенного индекса "П", например:
580-ПС.

Поручениям с аппаратных совещаний присваивается номер, состоящий из порядкового номера в пределах календарного года и буквенного индекса "А", например: 5-А.

4.5.3. Доверенности на право совершения действий от имени Министерства, представления Министерства в государственных, общественных и судебных органах регистрируются в отделе делопроизводства в журнале регистрации доверенностей (приложение № 34.1 к Инструкции).

Доверенностям на право совершения действий от имени Министерства присваивается порядковый номер с добавлением индекса "дм" (например,
01-дм).

Зарегистрированный оригинал доверенности выдается под роспись, а копия остается на хранении в отделе делопроизводства.

4.5.4. Другие виды внутренних документов (акты, справки, сводки, докладные, служебные записки, должностные инструкции и регламенты и др.) регистрируются в отделе делопроизводства с добавлением буквенного индекса "вн" (например, 73-ИОГВ-02-10/800-вн).

 

4.6.  Приём, обработка и передача документов

по каналам факсимильной связи

 

4.6.1.  Средства факсимильной связи предназначены для оперативной передачи и приёма текстов документов и служебных материалов.

Факсимильная связь обеспечивает передачу информации с бумажного носителя (тексты, таблицы, графики) и приём этой информации в виде копии (факсимиле), часто называемой на практике факсом или телефаксом.

Факсимильный аппарат, имеющий официальный номер Министерства (8422) 44-01-23), установлен в отделе делопроизводства.

Служебные документы, передаваемые и принимаемые по каналам факсимильной связи, юридической силы не имеют.

4.6.2.  Объём передаваемого в течение одного сеанса связи документа
не должен превышать 5 листов.

Отправляемый факсом документ печатается на качественной бумаге формата А4. Не допускается деформация бумажного носителя отправляемого документа, использование тонкой, серой бумаги.

4.6.3.  Запрещается передавать по факсимильной связи тексты документов, имеющих гриф ограничения доступа к документу (с пометкой «Для служебного пользования» и секретных документов).

4.6.4.  Документы, передаваемые по факсимильной связи, должны быть зарегистрированы по месту регистрации соответствующего вида документа.

Для передачи факсограмм нескольким организациям составляется список рассылки, в котором указываются наименование организации, номер факса.

После передачи факсограммы подлинник письма направляется адресату почтовой связью по мере необходимости.

Факсограммы, адресованные Министру финансов Ульяновской области, заместителям Министра финансов Ульяновской области, а также должностным лицам Министерства, регистрируются в отделе делопроизводства. Поступившему подлиннику письма, ранее переданного по факсимильной связи, присваивается регистрационный номер факсограммы, и он передаётся исполнителю с пометкой «Подлинник письма, переданного по факсу».

4.6.5.  Факсограмма на иностранном языке отправляется при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму.

Входящие факсограммы на иностранных языках, адресованные Министру финансов Ульяновской области, заместителям Министра финансов Ульяновской области, направляются в ОГКУ «Управление делами Ульяновской области» для организации перевода, а затем регистрируются в отделе делопроизводства и передаются адресатам.

4.6.6.  Подготовленный для передачи подлинник факсограммы визируется сотрудником подразделения, который подготовил документ к передаче,
и руководителем соответствующего  подразделения.

Поступившие факсограммы учитываются в журнале входящих факсограмм отдела делопроизводства. Факсограммы, поступившие до 17 часов, передаются адресату в тот же день, после 17 часов – на следующий рабочий день, срочные – немедленно.

4.6.7.  Персональная ответственность за правильность передачи (приёма) факсограмм возлагается на лиц, ответственных за использование факсимильных аппаратов.

Ответственность за содержание информации, передаваемой по каналам факсимильной связи, возлагается на сотрудника подразделения, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения.

 

4.7.  Приём, обработка и передача

документов по электронной почте

 

4.7.1.  В Министерстве приём электронных копий документов для отправки и отправка с официального электронного адреса: minfin.uln@yandex.ru осуществляются отделом делопроизводства в течение рабочего дня.

4.7.2.  С официального адреса электронной почты Министерства служебные письма направляются за подписью должностных лиц Министерства. С официального адреса подразделений служебные письма направляются за подписью руководителей этих подразделений.

4.7.3.  Ответственный за работу с электронной почтой сотрудник отдела делопроизводства обеспечивает ежедневное получение и передачу служебных документов по электронной почте.

4.7.4.  Ответственность за подготовку документов к передаче
по электронной почте и их содержание несёт разработчик указанных документов, за передачу – сотрудник отдела делопроизводства.

4.7.5.  Передаваемые с помощью электронной почты официальные документы должны иметь подлинник документа на бумажном носителе.

4.7.6.  Разработчик документа оформляет документ в соответствии
с требованиями, предъявляемыми к оформлению служебных документов,
и представляет электронную копию документа сотруднику отдела делопроизводства.

4.7.7.  Электронные копии справочно-информационных материалов,
не имеющих исходящего регистрационного номера, при отправлении электронной почтой могут не иметь бумажной копии и должны передаваться
с сопроводительным письмом, подписанным должностным лицом.

4.7.8.  Сотрудник отдела делопроизводства отправляет документ адресату, указывает дату и время отправки в журнале учёта электронной почты.

4.7.9.  Электронная копия документа в течение месяца хранится
на жёстком диске компьютера.

4.7.10.  При получении документа в виде электронного сообщения
на официальный адрес электронной почты Министерства сотрудник отдела делопроизводства:

осуществляет предварительное рассмотрение полученного документа
и, исходя из оценки содержания, регистрирует копию документа на бумажном носителе в отделе делопроизводства, или передаёт в подразделения для рассмотрения должностными лицами, или пересылает по электронной почте адресату;

передаёт отправителю уведомление о получении документа. В случае невозможности распечатывания документа уведомляет об этом отправителя.

 

5.  Организация информационно-поисковой системы по документам

 

5.1.  Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в Министерстве создаются информационно-поисковые системы по документам.

5.2.  Основой построения информационно-поисковых систем является регистрация документов.

В процессе регистрации документов создаются базы данных для поисковой работы по документам.

5.3.  В Министерстве справочная работа по документам, их поиск по заданным параметрам осуществляются с использованием технологий СЭД.

5.4. Перечень обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в СЭД, представлен в приложении № 34.2 к Инструкции.

 

6.  Порядок изготовления, учёта, хранения, использования
и уничтожения гербовых и простых печатей, штампов

 

6.1.  Изготовление гербовых печатей

 

6.1.1.  Воспроизведение на печатях Государственного герба Российской Федерации регламентируется:

Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 № 2-ФКЗ
«О Государственном гербе Российской Федерации»;

постановлением Правительства Российской Федерации от 27.12.1995
№ 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения
и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации».

6.1.2.  Гербовые печати используются на документах в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Гербовой печатью заверяются документы, указанные в приложении № 35 к Инструкции.

6.1.3.  В  Министерстве гербовой печатью заверяются подписи Министра финансов Ульяновской области, главного бухгалтера, других должностных лиц, которым в соответствии с доверенностью или распоряжением Министерства предоставлены соответствующие полномочия.

Гербовая печать ставится на копиях договоров (соглашений), доверенностей Министерства в целях свидетельствования верности копий документов для представления в судебные и иные органы.

Право заверения таких копий принадлежит отделу делопроизводства.

Заверение кадровых документов осуществляется кадровой службой.

Гербовая печать проставляется таким образом, чтобы её оттиск захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ.

На документах финансового характера гербовая печать проставляется на специально отведённом месте. Место нанесения печати обозначается символом «м.п.». Оттиск печати должен быть хорошо читаемым.

6.1.4.  Гербовые печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях. Решение  о необходимости изготовления гербовых печатей и их количестве принимается Министром финансов Ульяновской области или лицом, исполняющим его обязанности.

6.1.5.  Гербовые печати хранятся в отделе делопроизводства и в отделе бюджетного учёта и отчётности Департамента кассового исполнения областного бюджета, бюджетного учёта и отчётности.

 

6.2.  Штампы с факсимильным воспроизведением подписи

Министра финансов Ульяновской области,

заместителей Министра финансов Ульяновской области

 

6.2.1.  Необходимость изготовления штампа с факсимильным воспроизведением подписи Министра финансов Ульяновской области определяется непосредственно Министром финансов Ульяновской области.

6.2.2.  Заявка на изготовление штампа с факсимильным воспроизведением подписи Министра финансов Ульяновской области подписывается им лично.

6.2.3.  Штамп с факсимильным воспроизведением подписи Министра финансов Ульяновской области может использоваться на поздравительных открытках, дипломах, благодарностях, почётных грамотах.

Использование указанного штампа при оформлении подлинников всех видов документов запрещается.

7.2.4. Решение о необходимости изготовления штампов с факсимильным воспроизведением подписей заместителей Министра финансов Ульяновской области принимается указанными должностными лицами по согласованию с Министром финансов Ульяновской области.

Порядок использования факсимильного воспроизведения подписей заместителей Министра финансов Ульяновской области утверждается Министром финансов Ульяновской области.

 

6.3.  Простые печати и штампы

 

6.3.1.  Подразделения могут иметь простые печати и штампы.

6.3.2.  Право подразделения иметь простые печати и штампы и перечень документов, для заверения которых они используются, закрепляется
в положении о подразделении.

6.3.3.  Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении входящих и исходящих документов применяются соответствующие штампы: «Контроль», «Копия верна», «Подлежит возврату», «Регистрационный штамп».

6.3.4.  В отделе делопроизводства для удостоверения документов,
не воспроизводящих подлинную подпись Министра финансов Ульяновской области, применяется простая круглая печать.

6.3.5.  Простые печати ставятся на документах (или их копиях), приведённых в приложении № 36 к Инструкции.

 

 

 

 

6.4.  Порядок оформления заказа на изготовление

гербовых и простых печатей, штампов и их учёта

 

6.4.1.  Изготовление гербовых печатей, простых печатей и штампов осуществляется только полиграфическими и штемпельно-гравёрными организациями, имеющими выданные в установленном порядке лицензии
на соответствующий вид деятельности и сертификат, удостоверяющий возможность изготовления указанного вида продукции.

Гербовые печати изготавливаются в соответствии с требованиями национального стандарта Российской Федерации ГОСТ «Печати
с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования. ГОСТ Р 51511-2001».

6.4.2.  Размещение заказов подразделений на изготовление печатей
и штампов осуществляется отделом делопроизводства на основании заявки подразделений.

6.4.3.  Эскизы гербовых печатей предварительно должны быть согласованы с Министром финансов Ульяновской области и руководителем подразделения.

6.4.4.  Письмо с заявкой на изготовление печатей и (или) штампов, подписанное Министром финансов Ульяновской области вместе с прилагаемыми эскизами направляется в организации, указанные в пункте 6.4.1 настоящего подраздела.

6.4.5.  Все изготовленные печати и штампы регистрируются в отделе делопроизводства в специальном журнале с проставлением их оттисков
и передаются по акту в подразделения.

6.4.6.  Подразделения ведут общий учёт используемых в деятельности печатей и штампов в журнале учёта выдачи печатей и штампов с проставлением их оттисков (приложение № 37 к Инструкции), в котором листы нумеруются, прошиваются и опечатываются.

6.4.7.  Руководители подразделений назначают сотрудников, ответственных за учёт, использование и хранение печатей и штампов
и несущих персональную ответственность за их использование
и сохранность.

6.4.8.  Печати и штампы выдаются руководителями подразделений сотрудникам, ответственным за их учёт, использование и хранение, под расписку.

6.4.9.  Передача печатей, штампов посторонним лицам и вынос их
за пределы здания Министерства не допускаются.

 

6.5.  Хранение печатей и штампов

 

6.5.1.  Хранение гербовых печатей осуществляется в опечатываемых несгораемых металлических шкафах или сейфах, доступ к которым имеет лицо, получившее печати в установленном Инструкцией порядке.

6.5.2.  При хранении печатей и штампов принимаются меры, обеспечивающие их сохранность и исключающие возможность их хищения или использования посторонними лицами.

6.5.3.  Запрещается хранить печати и штампы в столах, ящиках, передавать их на хранение лицам, не имеющим на это право.

6.5.4.  При утере печати или штампа незамедлительно в письменном виде ставится в известность Министра финансов Ульяновской области и начальника отдела делопроизводства.

 

6.6.  Передача, замена и уничтожение печатей и штампов

 

6.6.1.  Сотрудник, получающий печать, расписывается в журнале учёта выдачи печатей и штампов.

6.6.2.  Печати и штампы числятся за получившими их лицами до момента передачи (сдачи) печатей и штампов в отдел делопроизводства либо замены (уничтожения) в порядке, предусмотренном Инструкцией.

6.6.3.  Замена печатей и (или) штампов производится на основании разрешения Министра финансов Ульяновской области.

Для замены ранее выданных отделом делопроизводства печатей и (или) штампов в случае их износа, повреждения, утраты сотрудник, ответственный
за учёт, использование и хранение печатей и штампов, должен представить Министру финансов Ульяновской области:

письмо с просьбой о замене печати и (или) штампа;

объяснительную записку с указанием причины утраты печати и (или) штампа;

акт об уничтожении печати и (или) штампа, утверждённый руководителем подразделения.

6.6.4. Письмо с просьбой о замене печати и (или) штампа с визой Министра финансов Ульяновской области, акт и объяснительная записка направляются в отдел делопроизводства для регистрации в соответствующем журнале.

6.6.5.  Заказ на изготовление новых печатей и (или) штампов оформляется в соответствии с подразделом 6.4 настоящего раздела.

6.6.6.  В случае ликвидации подразделения или прекращения деятельности в результате реорганизации имеющиеся у него в наличии печати и штампы подлежат передаче в отдел делопроизводства для последующего уничтожения по акту.

Способ уничтожения определяется комиссией, которая создаётся на основании распоряжения Министерства.

Уничтожение печатей и (или) штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности их восстановления и дальнейшего использования.

6.6.7.  В составленном акте об уничтожении печатей и (или) штампов должны быть указаны время и место уничтожения, состав комиссии, основание уничтожения печатей и (или) штампов, наименование и оттиски уничтоженных печатей и (или) штампов, способ уничтожения, подписи членов комиссии.

Акт подшивается в дело «Акты о выделении к уничтожению документов, печатей и штампов», которое хранится вместе с печатями, штампами
и журналом их учёта.

Указанный акт является основанием для внесения отметки
об уничтожении печати, штампа в журнал учёта.

 

6.7.  Контроль состояния учёта, использования

и хранения печатей и штампов

 

6.7.1.  Проверка наличия и контроль за правильностью использования печатей и штампов в подразделениях осуществляются отделом делопроизводства.

Результаты проверок рассматриваются комиссией по уничтожению печатей, штампов и бланков и оформляются протоколом. О проведённых проверках делаются отметки в журнале учёта выдачи печатей и штампов.

6.7.2.  При переводе, увольнении сотрудника, ответственного за учёт, использование и хранение печатей и штампов, руководитель подразделения создаёт комиссию для проверки соответствия фактического наличия печатей
и штампов, переданных на хранение указанному сотруднику, записям
в журнале учёта выдачи печатей и штампов.

Результаты проверки отражаются в акте приёма-передачи печатей
и штампов другому сотруднику, назначенному ответственным за их учёт, использование и хранение, с приложением оттисков передаваемых печатей
и штампов.

6.7.3.  В случае ненадлежащих учёта и условий хранения печатей
и штампов, повлёкших их порчу или утрату, проводится служебная проверка
с привлечением к ответственности лиц, по вине которых наступили указанные последствия.

 

7.  Учёт объёма документооборота

 

7.1.  Объём документооборота составляет количество документов, поступивших в Министерство и созданных в подразделениях за определённый период времени. В объёме документооборота учитываются все входящие, исходящие и внутренние документы (как регистрируемые, так и не подлежащие регистрации).

7.2.  За единицу учёта количества документов принимается сам документ без учёта копий, создаваемых при печатании и размножении. Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно в подразделениях.

Учёт количества документов проводится в целом по Министерству.

7.3.  Сотрудники отдела делопроизводства, осуществляющие регистрацию отдельных видов документов, ежемесячно до 05 числа месяца, следующего за отчётным, представляют начальнику отдела делопроизводства данные о количестве зарегистрированных документов.

7.4.  Результаты учёта количества документов обобщаются отделом делопроизводства и представляются Министру финансов Ульяновской области.

 

8.  Документальный фонд Министерства

 

Министерство формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов, разрабатывает и утверждает по согласованию с экспертно-проверочной комиссией Министерства искусства и культурной политики Ульяновской области (далее – ЭПК) перечень документов, образующихся в процессе его деятельности, с указанием сроков их хранения.

 

8.1.  Составление номенклатуры дел

 

8.1.1.  Формирование документального фонда Министерства осуществляется отделом делопроизводства путём составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учёта и передачи дел в архив.

8.1.2.  Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в подразделениях, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

8.1.3.  По срокам хранения все дела можно разделить на следующие группы:

1)  дела с постоянным сроком хранения (далее – дела постоянного хранения);

2)  дела с временным сроком хранения:

а)  со сроком хранения свыше 10 лет (далее – дела долговременного хранения);

б)  со сроком хранения до 10 лет включительно (далее – дела кратковременного хранения);

3)  дела по личному составу (распоряжения о приёме, увольнении, перемещении; лицевые счета по заработной плате; личные дела уволенных).

8.1.4.  Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учёта дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного хранения, долговременного хранения и дел по личному составу, а также для учёта дел кратковременного хранения.

8.1.5.  При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться постановлением Правительства Ульяновской области от 17.04.2007 № 7/129 «О Министерстве финансов Ульяновской области», положениями о подразделениях, штатным расписанием (структурой) Министерства, планами и отчётами о работе, перечнями документов с указанием сроков хранения, типовыми (примерными) номенклатурами дел, номенклатурами дел за предшествующие годы.

8.1.6.  В Министерстве составляются номенклатуры дел подразделений (приложение № 38 к Инструкции) и сводная номенклатура дел Министерства (далее – сводная номенклатура дел) (приложение № 39 к Инструкции).

Номенклатура дел подразделения на следующий календарный год разрабатывается до 01 ноября текущего года ответственным за делопроизводство, подписывается руководителем подразделения и представляется в отдел делопроизводства для составления сводной номенклатуры дел.

Ответственность за составление номенклатуры дел в подразделениях возлагается на их руководителей.

Вновь образованное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить на согласование в постоянно действующую экспертную комиссию Министерства (далее – ЭК).

8.1.7.  Сводная номенклатура дел составляется сотрудником отдела делопроизводства на основе номенклатур дел подразделений, подписывается начальником отдела делопроизводства, согласовывается с ЭК, представляется ЭПК на согласование и утверждается Министром финансов Ульяновской области.

8.1.8.  После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения получают выписки из соответствующих её разделов для использования
в работе.

8.1.9.  В конце каждого года номенклатура дел уточняется, утверждается Министром финансов Ульяновской области, и вводится в действие с 01 января следующего календарного года.

В случае изменения функций и (или) структуры Министерства составляется новая сводная номенклатура дел.

Сводная номенклатура дел согласовывается с ЭПК не реже одного раза
в пять лет.

8.1.10.  Сводная номенклатура дел печатается в трёх экземплярах. Первый экземпляр, утверждённый Министром финансов Ульяновской области, является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел отдела делопроизводства, второй экземпляр используется в архиве, третий передаётся в областное государственное бюджетное учреждение «Государственный архив Ульяновской области».

Рабочие экземпляры сводной номенклатуры дел могут вестись
в электронном виде.

8.1.11.  В сводной номенклатуре дел разделы расположены
в соответствии с утверждённой структурой и штатным расписанием Министерства. Названиями разделов сводной номенклатуры дел являются названия подразделений.

8.1.12.  В сводную номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы подразделений.

Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В графе 1 «Индекс дела» проставляются индексы каждого дела, включённого в сводную номенклатуру дел. Индекс дела состоит
из установленного в Министерстве цифрового обозначения подразделения, утверждённого Министром финансов Ульяновской области, и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например: 05-03, где:

05 – обозначение подразделения;

03 – порядковый номер дела в разделе сводной номенклатуры дел.

В сводной номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных подразделений.

Дела по вопросам, не разрешённым в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в сводную номенклатуру дел следующего года
с тем же индексом.

В графу 2 «Заголовок дела» сводной номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен чётко, в обобщённой форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов сводной номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

В начале раздела располагаются заголовки дел, содержащих учредительные, организационно-правовые и распорядительные документы, нормативные правовые акты, плановые и отчётные документы, переписку, номенклатуру дел, контрольные карточки или другие учётные документы.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка»).

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: вид дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидность документов (протоколы, распоряжения и т.д.); название подразделения (разработчика документов); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата, период,
к которым относятся документы дела; указание на копийность документа.

В заголовках дел, содержащих нормативную правовую, организационно-распорядительную документацию, указываются наименование вида документа и автор, например: «Приказ Министерства финансов Ульяновской области».

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу,
но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле, например: «Документы (справки, аналитические записки) по выполнению постановлений, распоряжений, поручений Губернатора Ульяновской области».

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведётся.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например: «Переписка с областными учреждениями и ведомствами по вопросам социально-экономического развития».

В заголовках дел, содержащих плановую или отчётную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчёты), например: «Годовой бухгалтерский отчёт Министерства финансов Ульяновской области по основной деятельности за 2015 год».

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 «Количество единиц хранения» сводной номенклатуры дел заполняется по окончании года.

В графе 4 «Срок хранения и № статей по перечню» указываются срок хранения дела, номера статей по типовому или ведомственному перечню документов с указанием сроков хранения и год издания перечня.

В графе 5 «Примечание» проставляются отметки о заведении дел,
о переходящих делах (например: «переходящие с 2015 г.»), о лицах, ответственных за формирование дел, о выделении дел к уничтожению,
о передаче дел в другую организацию для продолжения.

В этой же графе на дела, состоящие из электронных документов и баз данных, проставляется отметка «В электронном виде».

8.1.13.  Если в течение года в подразделениях возникают новые документированные участки работы, они дополнительно вносятся в сводную номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе сводной номенклатуры дел оставляются резервные номера.

8.1.14.  По окончании года в номенклатуру дел вносится итоговая запись
о количестве заведённых дел (томов) (приложение № 39.1 к Инструкции).

 

8.2.  Формирование и оформление дел

 

8.2.1.  Законченные делопроизводством документы формируются в дела. Формирование дел – группировка исполненных документов в дела
в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

8.2.2.  Дела Министерства формируются в подразделениях. Ответственность за формирование дел в подразделениях несут их руководители и ответственные за делопроизводство.

8.2.3.  При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы в соответствии
с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограмм на общих основаниях; в дело
не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объёму дело не должно превышать 250 листов, при наличии
в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с указанием номера тома: т. 1, т. 2.

Распорядительные документы группируются в дела по видам
и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Положения, инструкции, утверждённые нормативными правовыми актами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными актами. Если же они утверждены в качестве самостоятельных документов,
то они  группируются в самостоятельные дела.

Распоряжения Министерства регистрируются и формируются в дела отдельно от распоряжений по личному составу и кадровым вопросам.

Распоряжения по личному составу регистрируются и формируются
в отдельные дела с учётом сроков их хранения: распоряжения о назначении, освобождении от должности, перемещении, награждении, срок хранения которых составляет 50 лет, формируются отдельно от распоряжений
о предоставлении основных, учебных отпусков, взысканиях, командировках, срок хранения которых составляет 5 лет.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утверждённые планы, отчёты, сметы, программы и другие документы группируются отдельно от их проектов.

Переписка группируется за календарный год и систематизируется
в хронологической последовательности: документ-ответ помещается
за документом-запросом. При возобновлении переписки по определённому вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы группируются в дела текущего года.

8.2.4.  Дела Министерства подлежат оформлению при их заведении и по завершении года.

8.2.5.  В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

8.2.5.1.  Полному оформлению подлежат дела постоянного хранения, долговременного хранения и по личному составу.

Полное оформление дел предусматривает:

оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение № 40 к Инструкции);

нумерацию листов в деле;

составление листа-заверителя дела (приложение № 41 к Инструкции);

составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение № 42 к Инструкции);

подшивку и переплёт дела;

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

8.2.5.2.  Дела кратковременного хранения подлежат частичному оформлению: допускается хранение документов в скоросшивателях; документы при обработке не пересистематизируются, листы дела не нумеруются, заверительные надписи не составляются. В обязательном порядке заполняются реквизиты обложки дела.

8.2.6.  Обложка дела постоянного хранения оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются наименование исполнительного органа государственной власти Ульяновской области и подразделения; делопроизводственный номер (индекс) дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

наименование исполнительного органа государственной власти Ульяновской области указывается полностью в именительном падеже;

наименование подразделения записывается в соответствии с утверждённой структурой;

делопроизводственный номер (индекс) дела проставляется в соответствии со сводной номенклатурой дел;

заголовок дела переносится из сводной номенклатуры дел (в необходимых случаях в заголовок дела вносятся уточнения: номера актов, протоколов и др.);

дата дела: указывается год (годы) заведения и окончания дела
в делопроизводстве.

В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не указывается.

Дата на обложке дела указывается словесно-цифровым способом (число
и год указываются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словом). Даты дела не указываются на обложках дел, содержащих годовые планы и отчёты, так как они отражены в заголовках дел.

Надписи на обложке дела следует выполнять чётко, светоустойчивыми чернилами.

Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола
в твёрдую обложку или переплетаются.

В целях обеспечения порядка расположения документов, включённых
в дело, все его листы, кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа, листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются
по каждому тому отдельно.

Приложения к делу, поступившие в переплёте, оформляются как самостоятельные тома и нумеруются отдельно.

Документы с собственной нумерацией листов нумеруются в общем порядке.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные
и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне листа в левом верхнем углу.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая оформляется в деле на отдельном листе. В заверительной надписи указываются количество листов в данном деле (цифрами и прописью), наименование должности, и подпись её составителя с расшифровкой подписи, дата составления.

При изменении наименования подразделения в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другое подразделение на обложке дела указываются новое наименование этого подразделения, дата распорядительного документа о переименовании. Прежнее наименование подразделения заключается в скобки.

8.2.7.  Контроль за формированием дел и методическая помощь в форме консультаций в подразделениях осуществляются отделом делопроизводства.

 

8.3.  Организация оперативного хранения документов

 

8.3.1.  С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования в подразделениях. Дела считаются заведёнными с момента включения в них первого исполненного документа.

8.3.2.  Руководители подразделений несут ответственность за сохранность документов и дел.

8.3.3.  Дела находятся в рабочих комнатах или специально отведённых для этой цели помещениях, хранятся в запирающихся шкафах, сейфах, предохраняющих их от пыли и воздействия солнечного света.

8.3.4.  Дела в шкафах для их учёта и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу. В целях обеспечения оперативного поиска документов последовательность расположения дел должна соответствовать последовательности расположения заголовков дел в номенклатуре дел.

На корешке каждого дела указывается его индекс в соответствии
с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из неё помещается
на внутренней стороне шкафа.

Хранить документы в неприспособленных шкафах и рабочих столах запрещается.

8.3.5.  В обязательном порядке проводится проверка наличия и состояния документов и дел при перемещении дел, возврате дел, при смене руководителя подразделения, при реорганизации и ликвидации подразделения.

Проверка наличия документов и дел проводится путём сверки статей номенклатур дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путём их визуального просмотра.

8.3.6.  Выдача дел другим подразделениям осуществляется с разрешения начальника отдела делопроизводства. Выдача дел сотрудникам подразделения для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель установленной формы формата А5 (приложение № 43 к Инструкции). В ней указываются номер дела, номер описи, номер фонда, когда и кому дело выдано, дата его возврата и подпись сотрудника, выдавшего дело, с указанием фамилии и наименования должности.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам подразделений
на срок не более одного месяца. По истечении указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения Министра финансов Ульяновской области.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается
в исключительных случаях и производится с разрешения Министра финансов Ульяновской области, с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о выдаче подлинника с объяснением причин выдачи.

 

9.  Порядок передачи документов на архивное хранение

 

Документы Министерства после проведения экспертизы их ценности в установленном Федеральным архивным агентством порядке подлежат передаче на постоянное хранение в областное государственное бюджетное учреждение «Государственный архив Ульяновской области».

Документы Министерства, относящиеся к государственной собственности, и документы долговременного хранения, а также документы по личному составу хранятся в архиве.

Подготовка дел к передаче на хранение в архив проводится
в подразделениях и включает в себя следующие этапы:

проведение экспертизы ценности документов;

полное оформление дел;

составление описи дел;

составление актов о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения.

Сотрудники отдела делопроизводства осуществляют контроль
и оказывают методическую помощь подразделениям в проведении вышеуказанных работ.

 

9.1.  Экспертиза ценности документов

 

9.1.1.  Экспертиза ценности документов – отбор документов
на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

Экспертиза ценности документов проводится на основе:

законодательства Российской Федерации по архивному делу
и документационному обеспечению управления;

типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков
их хранения, типовых и примерных номенклатур дел;

нормативно-методических документов федеральных органов исполнительной власти, осуществляющих полномочия в сфере архивного дела. 

9.1.2.  Экспертиза ценности документов в Министерстве проводится:

в подразделениях – при составлении номенклатуры дел, при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к передаче в архив и к уничтожению;

в архиве – в процессе подготовки дел к передаче на государственное хранение и к уничтожению.

9.1.3.  Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов в Министерстве распоряжением Министерства создаётся ЭК из числа наиболее квалифицированных специалистов в количестве не менее 5 человек.

Функции и права ЭК определяются положением об ЭК, которое утверждается Министерством.

9.1.4.  Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения в подразделениях осуществляется ежегодно лицами, ответственными за делопроизводство.

9.1.5.  При проведении экспертизы ценности документов
в подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и долговременного хранения для передачи в архив; отбор документов с временными сроками хранения и с пометками «До минования надобности», «До замены новыми», подлежащих дальнейшему хранению в подразделениях; выделение
к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел.

9.1.6.  Отбор документов для постоянного хранения проводится
на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и сводной номенклатуры дел путём полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы
с временными сроками хранения.

Дела с пометкой «ЭПК» подвергаются полистному просмотру с целью выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.

9.1.7.  По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного хранения (приложение № 44 к Инструкции), долговременного хранения (приложение № 45 к Инструкции) и по личному составу (приложение № 46 к Инструкции), а также акты о выделении дел
к уничтожению (приложение № 47 к Инструкции).

 

9.2.  Составление и оформление описей дел

 

9.2.1.  Для обеспечения комплектования архива на все завершённые
в делопроизводстве дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи дел.

Опись дел – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учёта
и раскрытия содержания. Отдельная опись дел представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

Описи дел составляются подразделениями ежегодно отдельно на дела постоянного хранения, дела долговременного хранения, дела по личному составу.

На дела кратковременного хранения описи дел не составляются.

9.2.2.  Описи дел подразделений составляются по установленной форме (приложение № 48 к Инструкции) и представляются в отдел делопроизводства не позднее чем через год после завершения дел в делопроизводстве.

9.2.3.  При составлении описей дел подразделениями соблюдаются следующие требования:

при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся
в опись дел полностью (на каждом новом листе описи дел заголовок воспроизводится полностью);

порядок нумерации дел в описи – валовый за несколько лет; порядок присвоения номеров описям дел в подразделениях устанавливается
по согласованию с сотрудником отдела делопроизводства, ответственным
за архив;

графы описи дел заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

графа описи дел «Примечание» используется для отметок о приёме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий.

9.2.4.  В конце описи дел вслед за последней описательной статьёй заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел
по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).

9.2.5.  Опись дел подразделения подписывается составителем описи дел
с указанием наименования его должности и утверждается руководителем соответствующего подразделения.

9.2.6.  Опись дел подразделения составляется в двух экземплярах, один из которых передаётся вместе с делами в отдел делопроизводства, а второй остаётся в качестве контрольного экземпляра в подразделении.

9.2.7.  Описи дел, подготовленные подразделениями, служат основой для подготовки сводных описей дел, которые готовит сотрудник отдела делопроизводства под методическим руководством специалистов областного государственного бюджетного учреждения «Государственный архив Ульяновской области».

9.2.8.  Отбор документов за соответствующий период к уничтожению
и составление акта о выделении их к уничтожению производятся после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период.

Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК одновременно. Одобренные на ЭК акты утверждаются Министром финансов Ульяновской области, после утверждения на ЭПК описей дел постоянного хранения. После этого разрешается уничтожить дела, включённые в указанные акты.

9.2.9.  Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется на дела Министерства. Если в акте указаны дела нескольких подразделений, то название каждого подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истёк к 01 января года, в котором составлен акт (например, законченные
в 2015 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 01 января 2019 года).

Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приёмо-сдаточным актом, в котором указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры (приложение № 47 к Инструкции).

После уничтожения дел в сводной номенклатуре дел проставляются отметки, заверяемые подписью сотрудника, ответственного за архив, например: «Уничтожено. См. акт №_______ от ________. И.О.Фамилия».

 

9.3.  Подготовка и передача документов в архив

 

9.3.1.  В архив передаются дела с исполненными документами постоянного, долговременного хранения и по личному составу. Передача
в архив производится только по описям дел.

9.3.2.  Дела с исполненными документами постоянного
и долговременного хранения передаются в архив не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения дел отделом делопроизводства. Передача дел в архив производится на основании описей дел постоянного и долговременного хранения и дел по личному составу, формируемых в подразделениях.

9.3.3.  Дела кратковременного хранения (до 3 лет) передаче
в архив не подлежат. Они хранятся в подразделениях и по истечении срока хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

9.3.4.  Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному отделом делопроизводства, согласованному с руководителями подразделений
и утверждённому Министром финансов Ульяновской области.

9.3.5.  В период подготовки подразделениями дел к передаче в архив сотрудником отдела делопроизводства, ответственным за архив, предварительно проверяется правильность их формирования, оформления
и соответствие количества дел, включённых в опись, количеству дел, заведённых в соответствии со сводной номенклатурой дел. Все выявленные
в процессе проверки недостатки в формировании и оформлении дел сотрудники подразделений обязаны устранить.

9.3.6.  Приём каждого дела производится сотрудником отдела делопроизводства, ответственным за архив, в присутствии сотрудника подразделения.

При этом на обоих экземплярах описи дел против каждого дела, включённого в неё, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи дел указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приёма-передачи дел, а также подписи принимающего и передающего дела.

9.3.7.  В случае ликвидации или реорганизации подразделения ответственный за делопроизводство в данном подразделении в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передаёт их в отдел делопроизводства независимо от сроков хранения. Передача оформляется по описи дел
и номенклатуре дел.

 

9.4.  Использование документов архива

 

9.4.1.  Основными формами использования документов архива являются:

исполнение социально-правовых запросов граждан в форме архивной справки и архивной выписки;

выдача заверенных архивных копий документов;

исполнение тематических запросов.

Архивные справки, архивные выписки и архивные копии документов выдаются на основании письменного обращения (запроса) подразделения, органа государственной власти и органа местного самоуправления, организации или частного лица (далее – заявители).

Срок исполнения запросов социально-правового характера заявителей
по материалам архива не должен превышать 30 дней со дня регистрации обращения. При сложных запросах срок может быть продлён не более чем
на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя.

Пересылка непрофильных запросов по принадлежности в другие организации или архивы, а также информирование об этом заявителя должны осуществляться в 5-дневный срок со дня регистрации.

9.4.2.  Архивные справки составляются на основании документов, хранящихся в архиве, на бланке Министерства.

Архивная справка подписывается Министром финансов Ульяновской области и заверяется простой круглой печатью.

Идентичность подлиннику выданных архивных копий документов
и архивных выписок заверяется подписью сотрудника, ответственного за архив, исполнившего запрос, и простой круглой печатью.

Архивная выписка производится только из документа, в котором содержится несколько отдельных, не связанных между собой вопросов,
и должна воспроизводить полный текст части документа, относящейся
к запросу.

Отдельные слова и выражения подлинного документа, вызывающие сомнение в их достоверности, оговариваются словами: «В тексте неразборчиво» или «Так в документе».

9.4.3.  На архивных копиях документов и архивных выписках проставляются штампы с обозначением названия документа: «Архивная копия», «Архивная выписка».

Все листы архивной копии документа или архивной выписки должны быть скреплены, пронумерованы и на месте скрепления заверены простой круглой печатью.

Архивные справки, архивные копии документов и архивные выписки направляются заявителям по почте или выдаются под расписку на руки при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность.

9.4.4.  Документы из архива могут быть изъяты в соответствии
с законодательством Российской Федерации.

В деле остаются заверенные копии изъятых документов и акт, обосновывающий причину выдачи подлинников документов.

 

10.  Особенности работы с электронными документами

 

10.1.  В Министерстве создаются и используются:

электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов на бумажном носителе и хранящиеся в СЭД.

Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением печати
и изображения герба Ульяновской области.

10.2.  При передаче электронных документов в другие государственные органы и иные организации документы заверяются ЭП Министерства, которое является разработчиком документа, в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

10.3.  Состав и перечень документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов, утверждается Министром финансов Ульяновской области, по согласованию с ЭПК.

101.4.  Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся
в СЭД, которая должна соответствовать требованиям, установленным Министерством связи и массовых коммуникаций Российской Федерации.

10.5.  Приём и отправка электронных документов осуществляются отделом делопроизводства.

10.6.  При получении электронных документов, подписанных ЭП, отделом делопроизводства осуществляется проверка подлинности ЭП.

11.7.  При передаче поступивших электронных документов
на рассмотрение Министру финансов Ульяновской области, направлении электронных документов в подразделения и ответственным исполнителям, при отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе
с электронными документами передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные.

10.8.  Документы, создаваемые в Министерстве и (или) поступившие в Министерство на бумажном носителе, включаются в СЭД после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в СЭД возможно после его сравнения с подлинником документа на бумажном носителе.

10.9.  Единицей учёта электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в СЭД.

10.10.  В целях учета и поиска документов в СЭД используются обязательные сведения о документе, включаемые в регистрационно-контрольную карточку:

адресант;

адресат;

наименование должности, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

наименование вида документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

дата поступления документа;

ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа;

заголовок к тексту;

количество листов основного документа;

количество приложений;

общее количество листов приложений;

резолюция;

наименование должности, фамилия и инициалы исполнителя;

гриф ограничения доступа к документу.

В СЭД вводится текст распознанного документа для осуществления полнотекстового поиска.

10.11.  Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведётся
в электронном виде (отмечается в заголовке дела или в графе «Примечание»).

10.12.  Электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению в установленном Инструкцией порядке в информационных системах Министерства в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

10.13.  Электронные документы после истечения срока, установленного для их хранения, подлежат уничтожению на основании акта, утверждённого Министром финансов Ульяновской области.

 

 

_______________


ПРИЛОЖЕНИЕ № 1

 

к Инструкции

 

 

 

УТВЕРЖДАЮ

 

Наименование должности

руководителя подразделения

 

Подпись               И.О.Фамилия

 

____ _____________ 20__ г.

 

 

 

ОПИСЬ

документов, находящихся у исполнителя

 

 

п/п

Дата получения

Номера документов

Заголовок к тексту

Кол-во листов

входящие

исходящие

1

2

3

4

5

6

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Передал

 

Наименование должности                           Подпись                                                И.О.Фамилия

 

 

 

Принял

 

Наименование должности                           Подпись                                                И.О.Фамилия

 

 

 

Ответственный за делопроизводство

в подразделении                                           Подпись                                                И.О.Фамилия

 

____ _____________ 20__ г.

 

 

Форма описи документов, находящихся у исполнителя

__________________


ПРИЛОЖЕНИЕ № 2

 

к Инструкции

 

 

Министерство финансов

Ульяновской области

 

 

АКТ

 

 

_____________ №____________

 

УТВЕРЖДАЮ

 

Наименование должности

руководителя подразделения

 

Подпись            И.О.Фамилия

 

    ____ ______________ 20__ г.

 

Об утрате документов

 

 

Фонд № __________________________________________________________________

(название фонда)

В результате ____________________ установлено отсутствие в фонде перечисленных ниже дел. Принятые меры по розыску положительных результатов не дали, в связи с чем считаем возможным снять с учёта:

 

№ п/п

Опись №

Единица хранения №

Заголовок единицы хранения

Крайние даты

Кол-во листов
(объём, Мб)

Предполагаемые причины отсутствия

1

2

3

4

5

6

7

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Итого ___________________________________________________ единиц хранения.

                                                                                   (цифрами и прописью)

 

Содержание утраченных документов может быть частично восполнено следующими единицами хранения ______________________________________________________________

(номера единиц хранения и их групповые заголовки)

 

Должность лица,

ответственного за архив                                 Подпись                                               И.О.Фамилия

 

СОГЛАСОВАНО

 

Протокол ЭК Министерства финансов

Ульяновской области

 

от ______________ № ______________

 

СОГЛАСОВАНО <*>

 

Протокол ЭПК Министерства искусства и культурной политики Ульяновской области

от _______________ № _____________

 

 

Изменения в учётные документы внесены.

 

Должность лица, ответственного

за учёт и хранение документов                                  Подпись                                   И.О.Фамилия

 

Дата

_______________

<*> Согласовывается в случае, если не обнаружены документы постоянного хранения.

 

 

Форма акта об утрате документов

 

_________________________


ПРИЛОЖЕНИЕ № 3

 

к Инструкции

 

 

 

ПЕРЕЧЕНЬ

бланков документов Министерства финансов Ульяновской области

 

 

Бланки правовых документов

 

приказ Министерства финансов Ульяновской области

распоряжение Министерства финансов Ульяновской области

 

Бланки писем

 

Министерства финансов Ульяновской области (продольный)

Министерства финансов Ульяновской области (угловой)

 

Общие бланки

 

Министерства финансов Ульяновской области

 

_________________


ПРИЛОЖЕНИЕ № 3.1

 

к Инструкции

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


Образец бланка приказа Министерства финансов Ульяновской области

 

 

ПРИЛОЖЕНИЕ № 3.2

 

к Инструкции

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


Образец бланка распоряжения Министерства финансов Ульяновской области

 

 

ПРИЛОЖЕНИЕ № 3.3

 

к Инструкции

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


                                                                     

Образец бланка письма Министерства финансов  Ульяновской области (продольный)

                                                                                                                                      

________________________


ПРИЛОЖЕНИЕ № 3.4

 

к Инструкции

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


Образец бланка письма Министерства финансов Ульяновской области (угловой)

 

___________________


ПРИЛОЖЕНИЕ № 3.5

 

к Инструкции

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ УЛЬЯНОВСКОЙ ОБЛАСТИ

(Минфин Ульяновской области)

 

 

Радищева ул., д. 1, Ульяновск, 432017, тел./факс (8422) 44-06-99/44-01-23; e-mail: minfin.uln@yandex.ru,

ОКПО 00022237, ОГРН 1027301175110 ИНН/КПП 7325001144/732501001

                 ___________________________________________________________________

 

 

________________                                                                    № ________________

 

г. Ульяновск

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

0000014

 
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


Образец общего бланка Министерства финансов Ульяновской области

__________________


ПРИЛОЖЕНИЕ № 4

 

к Инструкции

 

 

 

Наименование бланка

Дата поступления

Номер бланка

Дата выдачи бланка

Подразделение

Ф.И.О.

Роспись

Отметка

об использовании

(дата, номер документа)

1

2

3

4

5

6

7

8

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Образец журнала учёта поступления, выдачи и использования гербовых бланков

_______________________

 


ПРИЛОЖЕНИЕ № 5

 

к Инструкции

 

Министерство финансов

 Ульяновской области

 

АКТ

___________ № ___________

 

 

УТВЕРЖДАЮ

 

Наименование должности

руководителя организации

  

Подпись                  И.О.Фамилия

 

 ___ _____________20__ г.

 

уничтожения гербовых бланков

документов

 

 

Настоящий акт составлен комиссией по уничтожению испорченных гербовых бланков:________________________________________________________________________

(Ф.И.О, должность)

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

 

Наименование бланка

Номер бланка

1

2

 

 

 

 

 

Вышеперечисленные бланки уничтожены путём измельчения.

 

 

 

Члены комиссии:                                                   Подпись                                         И.О.Фамилия

Подпись                                         И.О.Фамилия 

Подпись                                         И.О.Фамилия 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Форма акта уничтожения гербовых бланков документов

___________________


ПРИЛОЖЕНИЕ № 6

 

к Инструкции

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


Образец оформления документа, совместного со сторонней организацией

____________________


Приложение № 6.1

 

к Инструкции

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


Образец оформления документа, совместного с подведомственной организацией

____________________


ПРИЛОЖЕНИЕ № 7

 

к Инструкции

 

 

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ

документов, подлежащих утверждению

 

АКТЫ (проверок и ревизий; приёма законченных строительством объектов, оборудования; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.).

ЗАДАНИЯ (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских
и технологических работ; технические и т.д.).

ИНСТРУКЦИИ (правила) (должностные; по делопроизводству; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.).

НОРМАТИВЫ (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проекти-рования; численности работников и т.д.).

ОТЧЁТЫ (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.).

ПЕРЕЧНИ (должностей работников с ненормированным рабочим днём; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств
и других организаций, с указанием сроков хранения материалов и т.д.).

ПЛАНЫ (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; кооперированных поставок продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; работы коллегии, научно-технического совета, учёного совета и т.д.).

ПОЛОЖЕНИЯ (об организации; о подразделении; о премировании и т.д.).

РАСЦЕНКИ на производство работ.

СМЕТЫ (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений; использования средств фонда организации; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.д.).

СТАНДАРТЫ (государственные, национальные, отраслевые).

СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ.

ТАРИФНЫЕ СТАВКИ.

УСТАВЫ ОРГАНИЗАЦИЙ.

ФОРМЫ унифицированных документов.

ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ и изменения к ним.

 

_____________________

 

 

 


ПРИЛОЖЕНИЕ № 8

 

к Инструкции

 

 

 

 

 

Министр  финансов Ульяновской области

___________________________________________

 

Жариновой Л.Л.

Куприяновой Н.М.

 

Прошу совместно рассмотреть поставленные вопросы, обсудить, найти решения и внести мне предложения к встрече.

Контроль – 20.04.2015.

 

 

 

 

 

 

 

Подпись      Е.В.Буцкая

 

12 марта 2015 года

 

к № 10214 от 12.03.2015

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Образец оформления резолюции на бланке формата А6

______________________


ПРИЛОЖЕНИЕ № 9

 

к Инструкции

 

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

к проекту правого акта  Министерства финансов Ульяновской области

«Об утверждении Порядка предоставления в 2015-2017 годах субсидий из областного бюджета Ульяновской области бюджетам муниципальных районов Ульяновской области на строительство

зданий муниципальных учреждений культуры»

 

 


                   1-2 строки 

 

ТЕКСТ (1 инт.)

 


                                  3 строки

 

 

Наименование должности                   Подпись                                   И.О.Фамилия

 

 

Образец пояснительной записки к проекту правового акта

Министерства финансов Ульяновской области

 

___________________


ПРИЛОЖЕНИЕ № 10

 

к Инструкции

 

 

 

Лист согласования

проекта приказа (распоряжения)

Министерства финансов Ульяновской области

 

«_____________________________________________________________________________»

(наименование проекта)

 

Проект внесён  ________________________________________________________________.

(дата, наименование подразделения, образуемого в Министерстве финансов Ульяновской области)

 

 

СОГЛАСОВАНО:

 

Дата и время

Наименование

должности*

Подпись

Расшифровка

подписи

поступ-

ления

согласо-вания

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

_____________________

* Указывается должностное лицо, осуществляющее контроль за исполнением правового акта.

 

Исполнитель: _____________________________________________________

                                      (фамилия, имя, отчество, должность, номер телефона, подпись)

 

 

Имя файла на электронном носителе:

 

 

 

 

 

 

Форма листа согласования

 

____________________


ПРИЛОЖЕНИЕ № 11

 

к Инструкции