МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ УЛЬЯНОВСКОЙ ОБЛАСТИ

 

ПРИКАЗ

 

от 17.03.2020   № 19-пр

 

 

 

 

 

Об утверждении Положения об архиве

Министерства финансов Ульяновской области

 

В целях совершенствования организации хранения документов в Министерстве финансов Ульяновской области п р и к а з ы в а ю:

1. Утвердить Положение об архиве Министерства финансов Ульяновской области.

2. Определить начальника группы административного обеспечения отдела организации государственных закупок и административного обеспечения Министерства финансов Ульяновской области Морозову Любовь Константиновну ответственным за учёт, хранение, отбор, использование и передачу документов на государственной хранение в Архивный фонд Российской Федерации.

3. Настоящий приказ вступает в силу на следующий день после дня его официального опубликования.

 

 

Министр                                                                                                    Е.В.Буцкая

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

УТВЕРЖДЕНО

 

приказом

Министерства финансов

Ульяновской области

 

от 17.03.2020 № 19-пр

 

 

 

ПОЛОЖЕНИЕ

об архиве Министерства финансов Ульяновской области

 

 

1. Общие положения

 

1.1. Документы, образующиеся в процессе деятельности в Министерстве финансов Ульяновской области (далее – Министерство), имеющие историческое, социальное значение, прошедшие экспертизу ценности, относятся к государственной части Архивного фонда Российской Федерации.

1.2. Отдел организации государственных закупок и административного обеспечения Министерства (далее – Архив организации) осуществляет учёт, хранение, отбор, использование и передачу документов на государственное хранение в Архивный фонд Российской Федерации.

1.3. Архив организации осуществляет хранение, комплектование, учёт и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности Министерства, а также подготовку документов к передаче на постоянное хранение в уполномоченный орган исполнительной власти Ульяновской области в сфере архивного дела.

1.4. Архив организации в своей деятельности руководствуется федеральным законодательством и законодательством Ульяновской области в сфере архивного дела, а также настоящим Положением.

 

2. Состав документов Архива организации

 

Архив организации хранит:

документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности Министерства;

документы постоянного хранения и документы по личному составу фонда Министерства;

справочно-поисковые средства к документам и учётные документы Министерства.

 

3. Задачи Архива организации

 

К задачам Архива организации относятся:

организация хранения документов, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения;

комплектование документами, образовавшимися в деятельности Министерства;

учёт документов, находящихся на хранении в Архиве организации;

использование документов, находящихся на хранении в Министерстве;

подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение уполномоченному органу исполнительной власти Ульяновской области в сфере архивного дела.

методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях Министерства и своевременной передачей их в Архив организации.

 

4. Функции Архива организации

 

4.1. Архив организации осуществляет следующие функции:

организует приём документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности Министерства, в соответствии с утвержденным графиком;

ведёт учёт документов, находящихся на хранении в Министерстве;

представляет в уполномоченный орган исполнительной власти Ульяновской области в сфере архивного дела учётные сведения об объёме и составе хранящихся в Архиве организации документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации;

систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в Архив организации, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности Министерства;

4.2. Архив организации осуществляет подготовку и представляет:

на рассмотрение и согласование экспертной комиссии Министерства описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

на утверждение экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа исполнительной власти Ульяновской области в сфере архивного дела (далее - ЭПК архивного учреждения) описи дел постоянного хранения;

на согласование ЭПК архивного учреждения, в случае наделения его соответствующими полномочиями, описи дел по личному составу;

на согласование ЭПК архивного учреждения, в случае наделения его соответствующими полномочиями, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

на утверждение Министру финансов Ульяновской области (далее – Министр) описи дел постоянного хранения, описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, утвержденные (согласованные) ЭПК в случае наделения его соответствующими полномочиями.

4.3. Организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение уполномоченному органу исполнительной власти Ульяновской области в сфере архивного дела.

4.4. Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в Министерстве, в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

4.5. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в Министерстве.

4.6. Организует информирование Министра, государственных гражданских служащих и лиц, не являющихся государственными гражданскими служащими, о составе и содержании документов Архива организации.

4.7. Информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов.

4.8. Организует выдачу документов и дел для работы во временное пользование.

4.9. Исполняет запросы пользователей, выдает архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки.

4.10. Ведёт учёт использования документов Министерства.

4.11. Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам Министерства.

4.12. Участвует в разработке документов организации по вопросам архивного дела и делопроизводства.

4.13. Оказывает методическую помощь структурным подразделениям Министерства в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел, в подготовке документов к передаче в Архив организации.

 

5. Права Архива организации

 

Архив организации имеет право:

представлять Министру предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов в Министерстве;

запрашивать в структурных подразделениях Министерства сведения, необходимые для работы Архива организации;

давать рекомендации структурным подразделениям Министерства по вопросам, относящимся к компетенции Архива организации;

информировать структурные подразделения Министерства о необходимости передачи документов в Архив организации в соответствии с утверждённым графиком;

принимать участие в заседаниях ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти Ульяновской области в сфере архивного дела.

 

 

_____________