МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ УЛЬЯНОВСКОЙ ОБЛАСТИ
ПРИКАЗ
от 17.03.2020
№ 19-пр
Об утверждении
Положения об архиве
Министерства
финансов Ульяновской области
В
целях совершенствования организации хранения документов в Министерстве финансов
Ульяновской области п р и к а з ы
в а ю:
1. Утвердить
Положение об архиве Министерства финансов Ульяновской области.
2. Определить начальника группы административного обеспечения отдела
организации государственных закупок и административного обеспечения
Министерства финансов Ульяновской области Морозову Любовь Константиновну ответственным
за учёт, хранение, отбор, использование и передачу документов на
государственной хранение в Архивный фонд Российской Федерации.
3.
Настоящий приказ вступает в силу на следующий день после дня его официального
опубликования.
Министр Е.В.Буцкая
|
УТВЕРЖДЕНО приказом Министерства финансов Ульяновской области от 17.03.2020 № 19-пр |
ПОЛОЖЕНИЕ
об архиве
Министерства финансов Ульяновской области
1.
Общие положения
1.1. Документы, образующиеся в процессе
деятельности в Министерстве финансов Ульяновской области (далее –
Министерство), имеющие историческое, социальное значение, прошедшие экспертизу
ценности, относятся к государственной части Архивного фонда Российской
Федерации.
1.2.
Отдел организации государственных закупок и административного обеспечения
Министерства (далее – Архив организации) осуществляет учёт, хранение, отбор,
использование и передачу документов на государственное хранение в Архивный фонд
Российской Федерации.
1.3. Архив
организации осуществляет хранение, комплектование, учёт и использование
документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10
лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в
деятельности Министерства, а также подготовку документов к передаче на постоянное
хранение в уполномоченный орган исполнительной власти Ульяновской области в
сфере архивного дела.
1.4. Архив организации в своей деятельности
руководствуется федеральным законодательством и законодательством Ульяновской
области в сфере архивного дела, а также настоящим Положением.
2. Состав
документов Архива организации
Архив организации
хранит:
документы постоянного и временных (свыше 10 лет)
сроков хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшиеся в
деятельности Министерства;
документы постоянного хранения и документы по личному
составу фонда Министерства;
справочно-поисковые средства к документам и учётные
документы Министерства.
3. Задачи Архива
организации
К задачам Архива организации относятся:
организация хранения документов, состав которых предусмотрен
разделом 2 настоящего Положения;
комплектование документами, образовавшимися в
деятельности Министерства;
учёт документов, находящихся на хранении в Архиве
организации;
использование документов, находящихся на хранении в
Министерстве;
подготовка и своевременная передача документов
Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение уполномоченному органу
исполнительной власти Ульяновской области в сфере архивного дела.
методическое руководство и контроль
за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях
Министерства и своевременной передачей их в Архив организации.
4. Функции Архива
организации
4.1. Архив организации
осуществляет следующие функции:
организует приём документов
постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному
составу, образовавшихся в деятельности Министерства, в соответствии с
утвержденным графиком;
ведёт учёт документов, находящихся
на хранении в Министерстве;
представляет
в уполномоченный орган
исполнительной власти Ульяновской области в сфере архивного дела учётные сведения об объёме и составе хранящихся в Архиве
организации документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных
документов в соответствии с порядком государственного учета документов
Архивного фонда Российской Федерации;
систематизирует и размещает
документы, поступающие на хранение в Архив организации, образовавшиеся в ходе
осуществления деятельности Министерства;
4.2. Архив организации осуществляет
подготовку и представляет:
на рассмотрение и согласование
экспертной комиссии Министерства описи дел постоянного хранения, временных
(свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также акты о
выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об
утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;
на утверждение
экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа исполнительной власти Ульяновской
области в сфере архивного дела (далее - ЭПК архивного учреждения) описи дел
постоянного хранения;
на согласование ЭПК архивного
учреждения, в случае наделения его соответствующими полномочиями, описи дел по
личному составу;
на согласование ЭПК архивного
учреждения, в случае наделения его соответствующими полномочиями, акты об
утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;
на утверждение Министру финансов Ульяновской
области (далее – Министр) описи дел постоянного хранения, описи временных
(свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описи дел по личному составу, акты
о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об
утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов,
утвержденные (согласованные) ЭПК в случае наделения его соответствующими
полномочиями.
4.3.
Организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на
постоянное хранение уполномоченному
органу исполнительной власти Ульяновской области в сфере архивного дела.
4.4. Организует и проводит
экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения,
находящихся на хранении в Министерстве, в целях отбора документов для включения
в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не
подлежащих дальнейшему хранению.
4.5. Проводит мероприятия по
обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в Министерстве.
4.6. Организует информирование Министра,
государственных гражданских служащих и лиц, не являющихся государственными гражданскими
служащими, о составе и содержании документов Архива организации.
4.7. Информирует пользователей по
вопросам местонахождения архивных документов.
4.8. Организует выдачу документов
и дел для работы во временное пользование.
4.9. Исполняет запросы
пользователей, выдает архивные копии документов, архивные выписки и архивные
справки.
4.10. Ведёт учёт использования
документов Министерства.
4.11. Осуществляет ведение
справочно-поисковых средств к документам Министерства.
4.12. Участвует в разработке документов
организации по вопросам архивного дела и делопроизводства.
4.13. Оказывает методическую
помощь структурным подразделениям Министерства в составлении номенклатуры дел,
формировании и оформлении дел, в подготовке документов к передаче в Архив
организации.
5. Права Архива
организации
Архив организации имеет право:
представлять Министру предложения
по совершенствованию организации хранения, комплектования, учёта и
использования архивных документов в Министерстве;
запрашивать в структурных подразделениях
Министерства сведения, необходимые для работы Архива организации;
давать рекомендации структурным
подразделениям Министерства по вопросам, относящимся к компетенции Архива
организации;
информировать структурные
подразделения Министерства о необходимости передачи документов в Архив
организации в соответствии с утверждённым графиком;
принимать
участие в заседаниях ЭПК уполномоченного
органа исполнительной власти Ульяновской области в сфере архивного дела.
_____________